Kodėl naudoti projektų valdymo programinę įrangą? | #10 Pradžia su projektų valdymu

Ar kiekvieno projekto įgyvendinimui reikia naudoti programinę įrangą? Greičiausiai ne. Tačiau ar verta atlikti sudėtingus skaičiavimus atmintyje, turint po ranka skaičiuotuvą, kai laikas ir rezultato tikslumas yra svarbūs? Ar verta atvykti į susitikimą su aplanku, pilnu užrašų, kai dalyviai nori perskaityti įdomią ir glaustą prezentaciją?

Projektų valdymo programinė įranga – turinys:

1. Įvadas
2. Laiko taupymas
3. Stebėti projekto būseną
4. Pateikti informaciją
5. Užtikrinti projekto tęstinumą
6. Santrauka

Kodėl naudoti projektų valdymo programinę įrangą? Įvadas

Niekas greičiausiai nereikės įtikinti naudoti projektų valdymo programinę įrangą. Ypač jei kalbame apie didelius ir sudėtingus projektus, kurių tiesiog negalima vykdyti popieriuje. Tačiau verta išsiaiškinti, kokie yra projektų valdymo programinės įrangos privalumai. Pirmiausia apsvarstykite, ar mūsų PM praktikoje turime visus šiuos aspektus po kontrolė. Antra, galime pasirinkti programinę įrangą, kuri geriausiai atitinka mūsų projektų ir komandinio darbo specifiką.

Norėtume išskirti keturias sritis, kurių tobulinimas yra itin svarbus projektų valdymo programinės įrangos vartotojams. Tai yra:

• laiko taupymas
• projekto būsenos stebėjimas
• informacijos prieinamumo užtikrinimas
• projekto tęstinumo užtikrinimas

Žemiau apžvelgsime jas po vieną, po to aptarsime programinės įrangos funkcijas, kurių verta paminėti, taip pat pažvelgsime į kai kurias populiariausias rinkoje esančias sprendimus.

Laiko taupymas

Programinės įrangos laiko taupymo privalumai slypi pirmiausia geresniame projekto organizavime. Tai reiškia paprastą planavimą ir lanksčią projekto rėmų eskizavimą. Projekto charterio ar Gantt diagramos paruošimas yra daug paprastesnis ir praktiškesnis, kai jis atliekamas iš karto programoje, kurią vėliau naudosime projekto valdymui.

Iš tiesų, vietoj išorinių įrankių, planai gali būti papildomi, kai projektas vyksta, su detalizuotais uždaviniais, paskelbtais Kanban lentose arba projekto backlog’e. Tai suteiks visiškai realistišką konkrečių projekto komandos narių praleisto laiko matavimą.

Tačiau, kalbant apie projekto laiko valdymą, programinės įrangos pasirinkimas ir tai, ar ji jau pažįstama komandai, yra labai svarbūs. Galų gale, projektų valdymo programos labai skiriasi sudėtingumu, o mokymosi kreivė gali tapti sunkiu iššūkiu. Nors Firmbee yra skaidri aplinka, turinti visus įrankius, reikalingus projekto valdymui, Jira yra milžiniškas ir labai sudėtingas įrankis, leidžiantis automatizuoti užduotis ir integracijas su išorinėmis programomis.

Stebėti projekto būseną

Antra sritis, į kurią orientuojasi projektų valdymo programinė įranga, yra projekto būsenos stebėjimas realiu laiku. Kiekviena programa apima analitinius įrankius statistikai vizualizuoti. Jie rodo, be kita ko:

• dabartinę užduočių įgyvendinimo būseną – kiek užduočių buvo įvykdyta ir kada, kas atliko kurias užduotis,
• realų rezultatų palyginimą su prielaidomis – pavyzdžiui, naudojant diagramą, palyginančią vidutinį užduoties laiką su jos realiu vykdymu,
• biudžeto įgyvendinimo būseną, taip pat
• prognozavimo įrankius, kad įvertintume ar viskas vyksta teisinga linkme.

Pateikti informaciją

Dar viena problema, kurią programinė įranga padeda išspręsti, yra projekto informacijos prieinamumas realiu laiku komandai ir suinteresuotoms šalims. Pagrindiniai projektų valdymo programinės įrangos privalumai yra galimybė prisijungti bet kuriuo metu, taip pat teisių diferencijavimas – pavyzdžiui, redaguoti užduotis arba peržiūrėti atskirų komandos narių našumo statistiką. Pavyzdžiui, klientui gali būti suteikta galimybė peržiūrėti užduotis, atliktas per tam tikrą savaitę, tačiau nebus suteikta teisė redaguoti užduočių, kurias reikia atlikti artimiausiomis dienomis, sąrašą.

Vienu žodžiu, trečia svarbi sritis yra palengvinti tinkamo tvarkos palaikymą projekte, taip pat komunikacijos skaidrumą. Galiausiai, redaguojamo, realiu laiku bendradarbiavimo projekto dokumento naudojimas padeda kurti komandos narių jausmą ir atsakomybę už priskirtų užduočių, prisidedančių prie projekto tikslo, įvykdymą.

Užtikrinti projekto tęstinumą

Svarbus, tačiau dažnai nepastebimas projektų valdymo programinės įrangos privalumas yra tas, kad ji užtikrina tęstinumą, esant personalo pokyčiams. Tai gali paveikti tiek projekto vadovą, tiek kitus komandos narius. Dėl istorinių projekto duomenų ir analitinių įrankių prieinamumo naujas asmuo gali gana lengvai susipažinti su situacija ir greitai būti supažindintas su naujomis užduotimis. Neperžiūrėdamas visos projekto dokumentacijos, jis taip pat gali sužinoti, be kita ko, kas jau buvo padaryta, kokios užduotys kelia sunkumų komandai ir ar projektas vykdomas pagal grafiką ir biudžetą.

Santrauka

Projektų valdymo programinė įranga sumažina laiką, reikalingą projektams įgyvendinti. Nuo planavimo iki užduočių delegavimo, iki jų įvykdymo patikrinimo komandos narių, kas nereikia kiekvieną kartą registruoti projekto vadovui. Visi šie žingsniai atliekami efektyviau. Taigi verta investuoti laiką į tinkamos programos mokymąsi.

Taip pat palengvina dabartinės situacijos stebėjimą ir užtikrina, kad visos suinteresuotos šalys bet kuriuo metu turėtų prieigą prie joms aktualios projekto informacijos. Privalome pridėti, kad labai patogu turėti visus duomenis vienoje vietoje, kur juos lengva valdyti. Šios funkcijos taip pat palengvina projekto tęstinumo užtikrinimą, net esant radikaliems personalo pokyčiams.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.