Kas yra suinteresuotųjų šalių registras? | #40 Pradžia su projektų valdymu

Projektų dizainas ir įgyvendinimas yra sudėtingas procesas, reikalaujantis, kad projekto vadovas tvarkytų daugelį projekto aspektų. Vienas iš jų yra suinteresuotųjų šalių identifikavimas ir valdymas, t. y. žmonių, kurie dirba projekto sėkmei, taip pat kitų, kuriems tai gali turėti įtakos. Tokia sąrašas yra suinteresuotųjų šalių registras, ir šiandien mes jį apibrėšime ir pateiksime keletą naudingų patarimų, kaip parengti gerą registrą.

Kas yra suinteresuotųjų šalių registras? – turinys:

1. Įvadas
2. Kodėl kurti suinteresuotųjų šalių registrą?
3. Ką įtraukti į suinteresuotųjų šalių registrą?
4. Kaip parengti suinteresuotųjų šalių registrą?
5. Santrauka

Įvadas

Šiandien vis daugiau projektų įgyvendinama tarptautinėje aplinkoje. Tai ne tik padidina suinteresuotųjų šalių skaičių, bet ir jų grupė tampa įvairesnė. Todėl, kad projektas būtų sėkmingas, projekto vadovas turi identifikuoti individualių ir grupinių suinteresuotųjų šalių poreikius ir išmokti juos valdyti pagal jų reikalavimus.

Kodėl kurti suinteresuotųjų šalių registrą?

Suinteresuotųjų šalių registras turi kelias svarbias paskirtis. Pirma, jis leidžia identifikuoti visus projekto suinteresuotuosius asmenis, kurie gali paveikti projekto eigą ir rezultatus. Antra, jis leidžia nustatyti kiekvieno suinteresuotojo asmens įsitraukimo ir įtakos laipsnį projektui. Trečia, jo duomenys gali padėti jums sukurti suinteresuotųjų šalių valdymo strategiją, kuri efektyviai atitiks jų poreikius ir interesus.

Ką įtraukti į suinteresuotųjų šalių registrą?

Suinteresuotųjų šalių registras turėtų apimti informaciją apie bet kurį asmenį, grupę ar organizaciją, kurie gali paveikti projektą bet kokiu būdu. Tai apima:

• Projekto komandos narius,
• Organizacijos vadovybę,
• Vietos bendruomenę, jei projektas įgyvendinamas viešojoje erdvėje arba ją veikia,
• Investuotojus,
• Klientus,
• Tiekėjus,
• Verslo partnerius,
• Vietos valdžios atstovus, jei būtina juos įtraukti arba gauti leidimus veiklai,
• NVO atstovus kurie gali naudoti projekto rezultatus bendruomenės labui,
• Nepanaudoti darbuotojai gali būti paveikti projekto, pavyzdžiui, dėl darbo vietų reorganizavimo.

Kaip parengti suinteresuotųjų šalių registrą?

Projekto vadovas pirmiausia turėtų identifikuoti projekto suinteresuotąsias šalis ir surinkti duomenis, daugiausia dėmesio skirdamas joms:

• poreikiai,
• lūkesčiai,
• verslas,
• įsipareigojimo lygis projektui, ir
• įtaka projektui.

Projekto vadovas turėtų tada įvertinti ir klasifikuoti suinteresuotąsias šalis, atsižvelgdamas į jų vaidmenį projekte. Pavyzdžiui, projekto komanda bus svarbesnė nei darbuotojai, kurie nėra tiesiogiai įtraukti į užduotis. Taip pat verta pažymėti galimus rizikos ir galimybių aspektus, kurie lydi jų įsitraukimą į projektą.

Surinkus ir įvertinus duomenis, projekto vadovas pereina prie kritinio žingsnio: sukurti suinteresuotųjų šalių registro dokumentą. Jame turėtų būti pateikta naujausia informacija apie kiekvieną individualų ar grupinį suinteresuotąjį asmenį. Jis turi būti nuolat atnaujinamas, kai projektas vyksta ir situacija keičiasi.

Galutinis žingsnis yra sukurti suinteresuotųjų šalių valdymo strategiją. Projekto vadovas turėtų nustatyti:

• Kaip ir kaip dažnai jis bendraus su suinteresuotaisiais asmenimis?
• Kokius veiksmus jis imsis, kad atitiktų jų poreikius?
• Kaip jis sumažins riziką ir pasinaudos galimybėmis?

Santrauka

Suinteresuotųjų šalių registras yra nepakeičiamas projektų valdymo įrankis. Jis leidžia projekto vadovui atpažinti projekto suinteresuotąsias šalis, įvertinti jų įtaką ir svarbą, ir tuo pačiu metu atitikti jų poreikius ir lūkesčius. Suinteresuotųjų šalių registro parengimas turėtų likti pagrindine prioritetine užduotimi pirmosiomis projekto žingsniais po projekto chartijos, kad būtų išvengta problemų vėlesniuose projekto etapuose.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.