Kaip siųsti sąskaitą? Naudingi įrankiai

Kiekvienas laisvai samdomas darbuotojas, mažos įmonės savininkas ar verslininkas kiekvieną mėnesį išrašo sąskaitas faktūras. Jos būtinos, kad gautumėte apmokėjimą už atliktą darbą ar pristatytas prekes. Tačiau vien tik tokio dokumento išrašymas negarantuoja apmokėjimo gavimo. Visapusiškam sėkmingumui būtina jį pristatyti rangovui. Iš šio straipsnio sužinosite 3 būdus, kaip siųsti sąskaitą faktūrą ir kokie įrankiai ypač naudingi šiame procese.

Kaip siųsti sąskaitą faktūrą – turinys:

1. Kaip siųsti popierinę sąskaitą faktūrą?
2. Kaip paruošti sąskaitą faktūrą elektronine forma?
3. Kaip sukurti ir siųsti PDF failą su sąskaita faktūra?
4. Kaip sąskaitų faktūrų programa gali jums padėti?

Kaip siųsti popierinę sąskaitą faktūrą?

Nors internetas tvirtai įsitvirtino mūsų namuose ir biuruose, didžioji dauguma sąskaitų faktūrų siunčiamos per tradicinę paštą. Pasak ataskaitos E-Sąskaitos / E-Faktūros. Skaitmenizacija ir automatizacija 90% sąskaitų faktūrų siunčiamos gavėjams popierine forma.

Deja, tai turi savo trūkumų. Vienas iš jų yra laikas, per kurį laiškas pristatomas į nurodytą adresą. Siunčiant reikia atsižvelgti į visą procesą, vedantį į apmokėjimą. Reikia prisiminti, kad nemažai žmonių gali būti prisirišę prie popierinių dokumentų. Jie tikisi, kad jūs pateiksite jiems sąskaitas faktūras būtent šia forma. Pripažinkime, kad galbūt galėsite įtikinti kai kuriuos iš jų išrašyti sąskaitas elektroniniu būdu, tačiau kitais atvejais turėsite prisitaikyti prie savo klientų pageidavimų.

Dauguma įrankių, kurių reikia popierinei sąskaitai faktūrai siųsti, yra prieinami bet kuriame biure. Jums reikės kompiuterio su spausdintuvu, biuro programinės įrangos ir vokų. Nors galite ranka užpildyti sąskaitą faktūrą specialiai paruoštame forme, daug lengviau dirbti su elektroniniais dokumentais.

Naudodami žodžių apdorojimo ar skaičiuoklių programas, galite paruošti dokumentą, kuriame yra visi būtini elementai. Tada turite jį atspausdinti, įdėti į voką, adresuoti ir išsiųsti. Populiariausios žodžių apdorojimo programos leidžia spausdinti ant vokų, todėl jums nereikės vargti rašant adresą ranka. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai nusipirkti pašto ženklą ir išsiųsti laišką rangovui.

Kaip paruošti sąskaitą faktūrą elektronine forma?

Alternatyva popieriniams dokumentams yra e-sąskaita. Jums nereikia specialios programinės įrangos ją sukurti, nes pakaks tos, kurią naudojate kiekvieną dieną – paprastos skaičiuoklės ar žodžių apdorojimo programos. Kaip ir dokumentui, siunčiamam tradicine pašto sistema, pirmiausia turite sukurti sąskaitą faktūrą, tik šiuo atveju, vietoj spausdinimo, turėtumėte išsaugoti tokiu būdu sukurtą failą.

Venkite tokių formatų kaip DOC ar XLS, nes nors jie yra įprasti ir lengvai atidaromi, jie turi vieną didelį trūkumą – tokiu būdu paruoštas dokumentas gali būti lengvai redaguojamas. Pripažinkime, kad turite galimybę apsaugoti tokio failo redagavimą slaptažodžiu, tačiau geriau naudoti patikrintą sprendimą – PDF failus. Siųsdami tokį dokumentą, galite būti tikri, kad niekas nesikiš į jo turinį.

Kaip sukurti ir siųsti PDF failą su sąskaita faktūra?

Galite pasinaudoti vienu iš internete prieinamų konverterių, pavyzdžiui, Adobe Acrobat, kad sukurtumėte PDF failą. Tiesiog pasirinkite anksčiau išsaugotą sąskaitą faktūrą DOC faile, o programa automatiškai atliks konversiją į PDF. Priklausomai nuo jūsų kompiuterio nustatymų ir žodžių apdorojimo/skaičiuoklių programos galimybių, galite taip pat pasirinkti parinktį išsaugoti failą PDF formatu tiesiai programoje.

Pridėkite tokiu būdu paruoštą dokumentą kaip priedą el. laiške. Gerai pradėti kurti žinutę klientui nuo šio žingsnio. Tai užtikrins, kad nesiųsite el. laiško be priedo. Žinutės pavadinime galite įtraukti projekto, kuriam taikoma sąskaita faktūra, pavadinimą. El. laiško turinys turėtų būti trumpas ir aiškus, tačiau nepamirškite išlaikyti mandagų toną. Galite padėkoti už ankstesnį bendradarbiavimą, paskatinti naudotis siūlomomis paslaugomis ateityje, o jei tai dalinė sąskaita faktūra, nurodyti, kokiam darbo etapui ji taikoma.

Kaip sąskaitų faktūrų programa gali jums padėti?

Tai įrankis, kuris žymiai palengvina sąskaitų faktūrų siuntimą, nes suteikia jums plačiausią galimybių spektrą. Jei dirbate su įmonėmis, kurios reikalauja popierinių dokumentų, tiesiog išrašote, atspausdinate ir siunčiate sąskaitą faktūrą pagal kliento pageidavimus. Jums nauda ta, kad tokia programa turi paruoštus sąskaitų faktūrų šablonus, todėl galite būti tikri, kad jie atitiks jūsų šalies reikalavimus.

Taip pat jums nereikia jaudintis dėl PVM tarifų ar skaičiavimų ir suvestinių teisingumo. Tiesiog pasirinkite tinkamą mokesčio tarifą, įveskite prekių/paslaugų grynąją vertę, o programa apskaičiuos pačios prekės vertę kartu su mokesčiu.

Naudodami nemokamą sąskaitų faktūrų programą, galite lengvai siųsti e-sąskaitas tiesiai į el. pašto dėžutes tų rangovų, kurie priima šią komunikacijos formą. Toks dokumentas iš karto išsaugomas PDF formatu, todėl neturėsite problemų konvertuojant tokį failą į formatą, kuris užtikrins duomenų vientisumą. Tokiu būdu paruoštą sąskaitą faktūrą galite išsiųsti tiesiog keliais paspaudimais. Jums nereikia prisijungti prie savo el. pašto – viską galite padaryti iš programos. Galite įvesti žinutės temą, užpildyti jos turinį arba naudoti paruoštą šabloną, kuris taupo laiką ir žymiai sutrumpina jūsų darbą.

Svarbu, kad niekada daugiau neatsitiks, kad išsiųsite el. laišką be priedo, nes paspaudę mygtuką “siųsti” išrašyta sąskaita faktūra automatiškai pridedama prie žinutės. Kaip ir standartiniame el. pašte, galite pasirinkti žinutės gavėją, pridėti daugiau gavėjų ir net siųsti paslėptą kopiją. Tai praktiška dirbant su didelėmis įmonėmis, nes galite išsiųsti sąskaitą faktūrą tiek asmeniui, su kuriuo dirbate projekte, tiek tiesiogiai į apskaitos skyrių.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.