4 paprasti patarimai, kaip organizuoti savo darbo gyvenimą

Ar kada nors jautėtės priblokšti atsakomybių darbe? Ar kada nors naktį nemiegojote dėl įtampos ir nerimo dėl rytojaus užduočių? Ar kada nors nervingai žiūrėjote į savo laikrodį darbe, maldaudami, kad laikas nustoja bėgti taip greitai? Jei taip, turėtumėte ieškoti sprendimo, kad tokios neigiamos situacijos nepasikartotų. Peržiūrėkite mūsų 4 paprastus patarimus, kaip organizuoti savo darbo gyvenimą. Skaitykite toliau.

Patarimai, kaip organizuoti savo darbo gyvenimą – turinys:

1. Pradėkite nuo planavimo
2. Prioritizuokite
3. Įvertinkite laiką
4. Sekite savo pažangą
5. Santrauka

Pradėkite nuo planavimo

Darbo sąrašų ir tvarkaraščio (savaitinio, valandinio – priklausomai nuo jūsų poreikių) sudarymas be abejo yra organizacijos pagrindas, kurio negalite atsisakyti. Jei norite išlikti produktyvūs ir efektyvūs darbe, turėtumėte suplanuoti savo dieną. Taip sklandžiai pereisite iš užduoties į užduotį, neiššvaistydami laiko.

Galite planuoti savo darbą ir kurti kasdienį tvarkaraštį naudodami planuoklę, kalendorių ar specialią laiko valdymo programinę įrangą, pasirinkimas priklauso nuo jūsų! Nepamirškite taikyti 60:40 taisyklės – turėtumėte skirti tik 60% savo darbo dienos didelės vertės veikloms, kad likę 40% būtų skirti skubiems atvejams, pertraukoms ar paskutinės minutės užduotims.

Jei darbuotojas laiko visas užduotis svarbiomis ir skubiais, jis gyvens nuolatinėje įtampoje ir nesugebės atlikti didžiosios dalies savo pareigų. Dėl šios priežasties labai svarbu tinkamai nustatyti prioritetus ir vykdyti užduotis pagal jų svarbą ir skubumą.

Prioritizuokite

Tačiau užduočių nustatymas nėra pakankamas, nes tai neišsprendžia pagrindinės problemos: nuo ko turėtumėte pradėti. Dėl šios priežasties, kaip antrą žingsnį, vedantį į geresnę organizaciją, paminėsime prioritizavimą, t. y. nustatymą, kurios užduotys yra svarbesnės ir turėtų būti atliktos pirmiausia, o kurios gali palaukti.

Eisenhowerio matrica tikrai padės jums nustatyti prioritetus. Pasak Eisenhowerio, užduotys gali būti suskirstytos į keturias grupes:

• svarbios ir skubios – užduotys, kurias reikia atlikti kuo greičiau (pvz., avarinė situacija, terminas perduoti išorinį projektą),
• svarbios, bet ne skubios – užduotys, kurios yra strategiškai svarbios, bet gali būti atliekamos vėliau (tokias užduotis mielai atlieka dauguma darbuotojų),
• skubios, bet nesvarbios – paprastai tai yra pagalbos teikimas kitiems atliekant jų užduotis (kas nėra mūsų atsakomybė) ir neplanuotos pareigos,
• nesvarbios ir ne skubios – tai veiklos, kurios yra laiko švaistymas ir skatina atidėliojimą.

Dar viena dalykas, kuris leis jums pagerinti savo darbo gyvenimo organizaciją, yra įvertinti, kiek laiko užtruks atlikti tam tikrą užduotį. Kaip tai veiks? Visų pirma, tai motyvuos jus – norėsite atlikti pirmas užduotis per numatytą laiką (ar net greičiau), kad įgyvendintumėte visą dienos planą. Antra, tai leis jums realiai įvertinti, kiek pareigų galėsite atlikti tam tikrą dieną. Gali pasirodyti, kad svarbiausia užduotis užims visą jūsų dieną ir nebus laiko atlikti jokių kitų užduočių.

Pomodoro technika, laiko valdymo metodas, sukurtas Francesco Cirillo vėlyvaisiais 1980-aisiais, gali būti naudinga vertinant laiką ir laikantis plano. Ji apima darbą 25:5 modeliu – 25 minutės užduotims, 5 minutės poilsiui (kartojama per kelis ciklus) – ir leidžia jums išlikti kontroliuojamam, prisiminti daryti pertraukas ir būti susitelkusiam į atliekamą užduotį.

Sekite savo pažangą

Ketvirtas žingsnis, vedantis į geresnę jūsų darbo gyvenimo organizaciją, yra užduočių vykdymo tempo kontrolė ir užduočių žymėjimas iš jūsų darbo sąrašo. Tai būtina, kad, pirma, suplanuotumėte kitą dieną, ir, antra, patikrintumėte, kiek laiko buvo skirta konkrečiai užduočiai ir ateityje atliktumėte pakeitimus. (pvz., išnagrinėti, kodėl praleidome tiek daug laiko kažkam, ką manėme, kad yra lengva). Tai leis jums sumažinti trukdžius ir nustatyti laikus, kai dirbate geriausiai.

Santrauka

Pareto principas sako, kad 20% jūsų pastangų duoda 80% jūsų rezultatų. Tai puikiai tinka darbo vietai, bet tik jei užtikrinsite, kad jūsų diena būtų gerai organizuota. Jei norite padidinti savo produktyvumą, sumažinti streso veiksnius ir geriau jaustis dėl laukiančių užduočių, nepamirškite mūsų paminėtų technikų svarbos. Planavimas, prioritizavimas, vertinimas ir sekimas – šios veiklos nėra sunkios, ir gali atnešti jums daugybę teigiamų rezultatų organizuojant savo darbo gyvenimą.

Taip pat skaitykite: Pareto principas – 1 puiki taisyklė produktyvumui ir efektyvumui.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.