10 dažniausių sąskaitų tipų

Verslo valdymas neatsiejamas nuo sąskaitų faktūrų išrašymo, o jos būna įvairių formų ir dydžių. Kai kurios yra įprastos ir pažįstamos, o kitas tenka išrašyti tik kartą per mėnesį. Vis dėlto, kaip profesionalai, turime žinoti, kaip pasirinkti ir išrašyti visų rūšių sąskaitas. Šiame straipsnyje bus apžvelgiamos būtinos žinios, padėsiančios jums atskirti ir greitai pasirinkti tinkamą sąskaitų faktūrų tipą.

Sąskaitų faktūrų tipai – turinys

1. Proforma sąskaita
2. Išankstinės apmokėjimo sąskaita
3. Pardavimo sąskaita
4. Pakartotinė sąskaita
5. Dalinė sąskaita
6. Galutinė sąskaita
7. Santrauka sąskaita
8. Kredito pastaba
9. Debeto pastaba
10. PVM sąskaita

Proforma sąskaita

Proforma sąskaita, arba kaip kai kurie sako, preliminari sąskaita, yra sprendimas skirtas parodyti jūsų pasiūlymą klientams. Jei jie priima jūsų sąlygas, jie sumokės sąskaitą, ir jūs galėsite pristatyti išvardytas prekes ar paslaugas.

Jei klientai nepriima jūsų sąlygų, jie neturi mokėti. Tai yra todėl, kad proforma sąskaitų išrašymas nei įpareigoja klientus mokėti, nei sukuria kokių nors mokesčių įsipareigojimų.

Kas tada suponuoja tokį įsipareigojimą? Tik tada, kai klientas sumoka proforma sąskaitą. Tokiu atveju turite išrašyti normalią sąskaitą ir sumokėti visus mokesčius, susijusius su pardavimu. Tai, ką gaunate, yra pinigai net prieš užsakymo apdorojimą. O kaip dėl jūsų klientų? Jie taip pat laimi, nes proforma sąskaita leidžia klientui lengvai ir laisvai palyginti pasiūlymus iš kelių įmonių, kad galėtų pasirinkti tinkamą.

Išankstinės apmokėjimo sąskaita

Iš pirmo žvilgsnio, išankstinė sąskaita yra panaši į proforma. Bet pažvelkite atidžiau ir pamatysite, kad jos skiriasi. Išankstinė sąskaita apima įsipareigojimą mokėti, tuo tarpu proforma sąskaita yra tik pasiūlymas sudaryti pardavimo sutartį.

Kada išankstinė sąskaita yra geras pasirinkimas? Tikrai, jei jums reikia įsipareigoti reikšmingoms, jūsų požiūriu, finansinėms lėšoms užsakymui įvykdyti. Išankstinė sąskaita leidžia jums gauti dalį apmokėjimo iš kliento net prieš parduodant prekes ar paslaugas. Tai teigiamai paveiks jūsų likvidumą, ypač apdorojant didelius užsakymus. Galite nustatyti vertę kaip konkretų procentą nuo viso užsakymo. Tai suteikia jums daugiau tikrumo, kad jūsų klientai neatsitrauks nuo sutarties, nes tada jie prarastų jau sumokėtus pinigus.

Pardavimo sąskaita

Tai įprasta sąskaita, tačiau ji negali trūkti šiame sąraše. Komercinėse operacijose tokia sąskaita pasitaiko dažniausiai. Tai dokumentas, kurį visi turime galvoje, kai girdime terminą sąskaita. Kaip ir kiti sąskaitų tipai, ji apima visus 12 elementų, kurių reikia bet kuriai sąskaitai. Ji dokumentuoja verslo įvykį, kuris įvyko tarp pardavėjo ir pirkėjo. Tokia sąskaita gali apimti tiek prekių pardavimą, tiek paslaugų teikimą.

Pakartotinė sąskaita

Šis sąskaitų tipas yra labai paplitęs teikiant paslaugas. Ji išrašoma kiekvieną nustatytą laikotarpį. Dažniausiai tai yra mėnuo, tačiau galite rasti ir savaitines, ketvirtines ar metines sąskaitas. Jos paprastai pasitaiko įvairių prenumeratų atveju.

Įmoka už kiekvieną mėnesį nustatoma iš anksto, todėl jūs iš karto žinote, kokią sumą turite sumokėti. Ši pakartotinių sąskaitų savybė labai palengvina tokių sąskaitų išrašymo automatizavimą. Naudodami sąskaitų išrašymo programą, pakartotinių sąskaitų išrašymo procesas gali tapti tikrai paprastas. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įvesti keletą būtinų duomenų, ir kitos sąskaitos bus automatiškai sugeneruotos. Kokie duomenys yra būtini? Paprastai pakanka šios informacijos:

• kliento duomenys,
• informacija apie tai, už ką yra sąskaita,
• sąskaitos suma,
• kada turėtų būti išrašyta kita sąskaita,
• mokėjimo data.

Pakartotinėms sąskaitoms kiekviena vėlesnė sąskaita yra labai panaši į pirmąją išrašytą sąskaitą. Jos skirsis numeriu, išrašymo data ir pardavimu, bei mokėjimo terminu. Jei žinote savo klientų el. pašto adresus, galite taip pat leisti savo sąskaitų išrašymo programai automatiškai siųsti šias sąskaitas, kas tikrai sutaupys jums daug laiko.

Dalinė sąskaita

Didelių projektų atveju dalinės sąskaitos yra populiarios. Tokiu atveju suderinta darbų apimtis yra padalinta į etapus. Kai konkretus etapas yra įvykdytas, jūs išrašote dalinę sąskaitą. Šis sąskaitų išrašymo metodas taikomas tiek prekių tiekimui, tiek paslaugų teikimui. Geriausia iš anksto nustatyti mokėjimo grafiką, jau pasirašant sutartį. Taip jūs iš anksto informuosite savo klientus, nesukeldami jiems staigmenų su išrašoma sąskaita.

Kokie yra dalinių sąskaitų privalumai? Jos suteiks jums didesnį likvidumą, o jūsų klientas išvengs labai didelės sąskaitos po viso užsakymo įvykdymo, nes mokėjimas bus padalintas į dalis ir paskirstytas per laiką.

Galutinė sąskaita

Šis sąskaitų tipas paprastai pasitaiko po užsakymo įvykdymo. Ji gali būti išrašyta kartu su išankstinėmis arba dalinėmis sąskaitomis. Galutinę sąskaitą išrašote apskaičiuodami sumą, kuri yra skirtumas tarp iki šiol įvykdytų ir apmokėtų sąskaitų ir bendros sutarties sumos. Kaip tai padaryti? Turite atimti iš projekto bendros vertės išrašytų išankstinių ar dalinių sąskaitų vertę.

Santrauka sąskaita

Santrauka sąskaita yra praktiška, kai klientas pateikė kelis užsakymus. Jums nereikia išrašyti atskiros sąskaitos kiekvienam užsakymui. Tokiu atveju galite naudoti santraukos sąskaitą. Žinoma, kad ši sprendimas būtų jums naudingas, individualūs užsakymai neturi būti ištempti per laiką. Kodėl? Turite prisiminti, kad pinigus gausite tik po tam tikro laiko po sąskaitos išrašymo. Todėl, jei per ilgai lauksitės prieš išrašydami santraukos sąskaitą, pinigai bus įskaityti į jūsų sąskaitą už įvykdytus užsakymus.

Praktikoje galite suplanuoti santraukos sąskaitą kas tam tikrą laikotarpį, pavyzdžiui, savaitę ar mėnesį. Savaitės ar mėnesio pabaigoje sujungiate visus užsakymus, kuriuos atlikote tam klientui, ir paruošiate vieną santraukos sąskaitą. Taip pat galite naudoti šio tipo sąskaitą, kai klientas pateikė užsakymą, bet vėliau pridėjo kažką kito. Tokiu atveju jums nereikia išrašyti dviejų atskirų sąskaitų, bet galite įtraukti abu užsakymus į santrauką.

Kredito pastaba

Kredito pastaba yra kredito sąskaitos tipas. Ji paprastai naudojama, kai klientas grąžina produktą, sumokėjo už produktą, bet nori atšaukti užsakymą, arba gavo sugadintą ar netinkamo dydžio prekę, kuri apima kainos sumažinimą kaip kompensaciją. Taip pat galite išduoti šią pastabą, kai norite suteikti klientui papildomą nuolaidą po to, kai jų užsakymas buvo įvykdytas ir apmokėtas. Ji taip pat taikoma, kai sąskaita apima neteisingą ir išpūstą bendrą vertę, todėl reikia koreguoti.

Kredito pastaba reiškia, kad pardavėjas skolingas pinigų pirkėjui. Tai yra pardavėjo patvirtinimas, kad jis arba ji suteikė pirkėjui tam tikrą kredito formą. Pirkėjas gali naudoti šį kreditą būsimoms pirkimo operacijoms arba prašyti grąžinimo.

Debeto pastaba

Tai yra koreguojančios sąskaitos tipas, kurį siunčiate klientui, kai padarote klaidą, sumažindami prekių ar paslaugų vertę. Debeto pastaba reiškia, kad be sąskaitos sumos, klientas taip pat jums skolingas sumą, už kurią pastaba buvo išrašyta. Skirtumas tarp kredito ar debeto sąskaitos ir įprastos sąskaitos yra tas, kad įprasta sąskaita siunčiama, kai prekės ar paslaugos yra parduodamos. Kredito ar debeto sąskaita, tačiau, pasitaiko po įprastos sąskaitos išrašymo, kad būtų ištaisyti sąskaitoje nurodyti sumos.

PVM sąskaita

Šalyse, kuriose yra PVM (pridėtinės vertės mokestis), labai paplitęs sąskaitų tipas yra PVM sąskaita. Ji dokumentuoja prekių ir paslaugų pardavimą subjektams, kurie yra PVM mokėtojai. Tai paprastai yra dauguma įmonių, veikiančių tokiose šalyse. Įdomu, kad net jei jūsų šalyje nėra PVM, jei parduodate prekes ar paslaugas į šalis, kuriose yra PVM, jums gali tekti išrašyti sąskaitą, kuri apima PVM.

Taip pat skaitykite: 5 dažniausios sąskaitų išrašymo klaidos

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.