Rizikos analizė projektuose ir įrankiai, palengvinantys ją | #38 Pradžia su projektų valdymu

Rizikos analizė padeda padidinti sėkmingo projekto užbaigimo galimybes. Bet kokios rizikos gali kelti grėsmę projektui? Kokius įrankius naudoti, kad jas laiku identifikuotume?

Rizikos analizė – turinys:

1. Įvadas
2. Rizikos rūšys projektuose
3. Techninės rizikos
4. Išteklių rizika
5. Verslo aplinkos rizikos
6. Rizikos analizės įrankiai
7. Išikavos diagrama
8. Rizikos matrica
9. Santrauka

Įvadas

Rizikos analizė yra pagrindinė projekto valdymo sudedamoji dalis, nes ji leidžia:

• identifikuoti,
• įvertinti ir
• reaguoti į potencialias rizikas, kurių nepastebėjimas gali sužlugdyti visą projektą.

Pagal Projekto valdymo instituto (PMI) 2021 metų ataskaitą, beveik pusė projektų nesugeba pasiekti savo tikslų, o daugiau nei pusė vėluoja arba viršija biudžetą.

Rizikos rūšys projektuose

Tris dažniausiai pasitaikančias rizikas, veikiančias daugumą įmonių projektų, sudaro:

• Techninė rizika – susijusi su problemomis, susijusiomis su programine įranga, aparatine įranga ar procesais, kurie gali trukdyti projekto įgyvendinimui
• Išteklių rizika – apima problemas, susijusias su išteklių, tokių kaip darbuotojai, biudžetas ar laikas, prieinamumu
• Verslo aplinkos rizika – susijusi su problemomis, tokiomis kaip reguliavimo pokyčiai ar konkurencija.

Pažvelkime atidžiau į kiekvieną iš jų, kad pamatytume, kaip identifikuoti, analizuoti ir reaguoti į kiekvieną rizikos rūšį.

Techninės rizikos

Norint efektyviai identifikuoti ir analizuoti technines rizikas, reikia atlikti išsamią projekto techninių specifikacijų analizę, atsakant į šiuos klausimus:

• Kokios užduotys reikalauja inovatyvios technologijos naudojimo?
• Ar organizacija turi komandą, kuri galėtų kurti, įgyvendinti ir valdyti projekto technologinę pusę? Jei ne,
• Kurį sprendimų teikėją pasirinkti ir kaip suformuluoti sutartį su rangovais?

Taip pat turėtumėte atlikti scenarijais pagrįstą rizikos analizę, kad pastebėtumėte potencialias problemas ir jų pasekmes. Norint sumažinti technines rizikas, ypatingą dėmesį skirkite kokybės kontrolei projekte ir numatykite reguliarius testavimus ir priežiūrą. Taip pat gali būti apsvarstytas atsarginis planas. Projekto vadovas taip pat turėtų būti informuotas apie technologines naujoves ir konsultuotis su ekspertais srityje, kurioje įgyvendinamas projektas.

Išteklių rizikos

Išteklių rizikų minimizavimas reikalauja specialistų ir kvalifikuotų darbuotojų prieinamumo, realaus biudžeto prieinamumo ir laiko, reikalingo nenutrūkstamam užduočių vykdymui, analizės.

Analizuodamas šio tipo riziką, projekto vadovas turėtų užduoti šiuos klausimus:

1. Ar organizacija turi pakankamai specialistų pagrindinėse projekto srityse, tokiuose kaip programavimas, dizainas ar finansavimas, pavyzdžiui?
2. Ar yra tinkamos procedūros ir įrankiai išteklių valdymui, tokie kaip išteklių planavimas ar ataskaitos?
3. Ar projekto biudžete yra pakankamai lėšų išteklių samdymui ar išorės paslaugoms, jei reikia?

Rizikos, susijusios su verslo aplinka

Verslo rizikos daugiausia susijusios su dinamiškos konkurencijos plėtra. Jos taip pat gali būti susijusios su naujais reglamentais, kurie veikia biudžetą ar projekto terminus. Geras pavyzdys yra sprendimų sertifikavimo poreikis arba oficialios procedūros, precedenčios rezultato pristatymą į rinką, arba projekto tęstinumo būtinybė.

Pavyzdiniai klausimai, kurie gali padėti projekto vadovui analizuoti verslo rizikas, yra šie:

1. Ar mes žinome apie potencialius reguliavimo pokyčius pramonėje, kurioje veikia mūsų projektas?
2. Ar mes analizavome potencialias grėsmes iš konkurentų, tokių kaip nauji produktai ar paslaugos?
3. Ar turime atsarginį planą nepalankiems verslo aplinkos pokyčiams, tokiems kaip paklausos sumažėjimas mūsų produktui ar paslaugai?

Rizikos analizės įrankiai

Pirminei rizikos analizei puikiai tinka plačiai taikoma SWOT. Tačiau atliekant išsamią technologinių, išteklių ir verslo rizikų diagnozę, geriau pasirinkti specializuotus įrankius. Šie įrankiai garsėja savo efektyvumu:

• Išikavos diagrama, dar vadinama žuvies diagrama dėl savo išskirtinės formos, ir
• Rizikos matrica.

Išikavos diagrama

Išikavos diagrama yra įrankis, skirtas identifikuoti ir analizuoti problemų ir potencialių rizikų priežastis. Ji buvo sukurta dr. Kaoru Ishikawa, japonų inžinieriaus ir kokybės konsultanto. Išikawa buvo gerai žinomas lektorius ir kokybės valdymo ekspertas, sukūręs daugybę kitų su kokybe susijusių įrankių ir metodų, tokių kaip Pareto diagrama ir histogramų diagrama. Išikawa daugiausia dirbo pramonėje, tačiau jo įrankiai ir metodai taip pat rado taikymą kitose srityse, įskaitant projekto valdymą.

Išikavos diagrama pateikia problemą priežasties ir pasekmės grafiko forma, iš kurios galima išgauti pagrindines problemos priežastis. Be kita ko, ji gali suteikti vertinimą, skirtą techninių rizikų atradimui. Tai yra todėl, kad ji gali identifikuoti potencialius trūkumus ar problemas, susijusias su technologijomis, ir nustatyti jų priežastis.

Rizikos matrica

Rizikos matrica pirmą kartą pasirodė 1950-aisiais aviacijos pramonėje, kur ji buvo taikoma skrydžių saugos rizikoms vertinti. Šis įrankis populiarus ne tik projekto valdyme, bet ir versle, moksle ar saugos analizėje.

Rizikos matrica leidžia nustatyti rizikos lygį kiekvienam pavojui, priskiriant jam svorį, remiantis jo atsiradimo tikimybe ir pasekmėmis. Tai paprasta lentelė, kurioje eilutės atspindi įvairias rizikas, o stulpeliai – atsiradimo tikimybę ir poveikį.

Rizikos matrica susideda iš kvadratų, kurie atspindi individualias rizikas. Kiekvienas pavojus priskiriamas vienam iš keturių kvadratų, kurie atitinka rizikos lygį:

• maža,
• vidutinė,
• aukšta arba
• labai aukšta.

Kvadratai suteikia informaciją apie atsiradimo tikimybę ir rizikos pasekmes. Naudodamas rizikos matricą, projekto vadovas gali identifikuoti, kokios rizikos yra susijusios su projektu, ir apsvarstyti, kokių veiksmų imtis, kad jas sumažintų.

Santrauka

Rizikos analizė identifikuoja, vertina ir reaguoja į potencialias rizikas, kurios gali paveikti projekto sėkmę. Tačiau šiandienos verslo aplinkos kintamumas vis labiau apsunkina analizę ir tikslių išvadų formulavimą. Naujos rizikos rūšys atsiranda, susijusios, pavyzdžiui, su kibernetiniu saugumu, infliacija ar žaliavų prieinamumu. Todėl verta prisiminti, kad rizikos analizė yra nuolatinis, kartojamas ir atnaujinamas procesas, vykstantis viso projekto metu.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.