Projekto lūkesčiai ir kaip juos patenkinti

Projekto vykdymo užduotis yra didelė atsakomybė. Nesvarbu, ar dirbate kaip projekto vadovas, ar laisvai samdomas darbuotojas, turite atitikti kelis apibrėžtus ir aukštus projekto lūkesčius. Daugeliu atvejų dėl tinkamos komunikacijos trūkumo šie reikalavimai būna neteisingai suprasti ir interpretuoti. Komanda praranda moralę, nes laikas naudojamas projekto chaotiškumui mažinti, o ne judėti į priekį. Kaip padaryti, kad projektas atitiktų visus lūkesčius? Šiandienos straipsnyje norėtume pateikti jums keletą gairių, kurios, įgyvendinus praktikoje, užtikrins, kad jūsų projektas būtų vykdomas nepriekaištingai ir lengvai.

Projekto lūkesčiai – turinys:

1. Projekto lūkesčiai – kodėl jie dažnai sukelia nusivylimą
2. 5 projekto lūkesčių valdymo elementai:
3. Ateičiai

Projekto lūkesčiai – kodėl jie dažnai sukelia nusivylimą

Greitai gali nutikti, kad jūsų klientas nebuvo patenkintas jūsų darbo rezultatu. Nuolat galvojote, kodėl jūsų vizijos nesutampa ir kiek tai padarė visą darbotvarkę neaiškią. Kai pagaliau suprantate, jau per vėlu, kartais net blogiau – visas projektas nutrauktas. Vis dėlto, jūs galvojate – kas nutiko ne taip? Atsakymas šiuo atveju beveik visada yra komunikacija ir tinkamas abiejų šalių lūkesčių išreiškimas. Laimei, yra būdas išvengti tokių katastrofų.

Lūkesčiai yra niekas kitas, kaip stiprūs įsitikinimai, kad tai, ką turime omenyje, turi aiškų vaizdą, formą, audinį ir pan., ir kad dalykai vyks taip, kaip mes įsivaizduojame. Šiuos dalykus dažnai sunku gerai apibrėžti, o tai gali būti problemiška, ypač iš verslo perspektyvos. Tai taip pat išblukina tiek projekto tikslus, tiek būdus, kaip matuoti jo sėkmę.

Be to, problema gali būti apibrėžtų prioritetų ir terminų trūkumas konkrečiai užduočiai arba per didelis dėmesys netinkamoms stadijoms. Galiausiai, kas lieka, tai prarastas laikas, žema moralė ir sumažėjusi darbo efektyvumas. Toks organizacinis chaosas sukelia įsitraukimo trūkumą komandoje, bet dar svarbiau, didelį pasitikėjimo praradimą tarp kliento ir žmonių, dirbančių konkrečiame projekte, įskaitant jus.

5 projekto lūkesčių valdymo elementai:

Kaip matote, tinkamas lūkesčių valdymas gali padėti jums išvengti daugybės nereikalingų problemų ir užtikrinti viso projekto vykdymą nuo pradžios iki pabaigos, kaip to norėjo klientas. Yra 5 pagrindiniai projekto lūkesčių valdymo elementai:

1. Projekto planavimas

Dažnai nutinka, kad projekto suinteresuotosios šalys turi tam tikrą paruoštą viziją net prieš kuriant konkretaus projekto planą. Dėl šios priežasties gerai būtų įtraukti klientą jau pradiniame etape, t. y. planavimo. Kartu su klientu ir kolegomis nustatykite veiklos apimtį, prioritetus ir tikslus, identifikuokite užduočių tarpusavio ryšius. Jei kas nors neaišku – nedvejodami klauskite. Taip pat nepamirškite suformuluoti rizikos vertinimo plano, kad turėtumėte išeitį nenumatytais atvejais.

Abiejų šalių lūkesčiai gali nesutapti – ši metodika paaiškins visus prielaidas konkrečiam projektui ir labiau įtrauks visą komandą.

2. Projekto įgyvendinimas

Projekto planavimas yra svarbus, tačiau ne toks esminis kaip jo vykdymas. Tam reikia rengti susitikimus su klientu ir komanda, kad nustatytumėte kaip vykdyti ir stebėti jūsų pastangų plėtrą.

Susitikdami su savo komanda, įsitikinkite, kad visi supranta savo vaidmenį ir žino, ką turi daryti. Nustatykite vaidmenis, užduotis, laiką, kurį reikia skirti joms, komunikacijos planą ir būdą, kaip atsižvelgti į pasiekimus. Geriausia, jei iš karto įtraukiate KPIs, taip pat kitus suplanuotus susitikimus, kai atliksite atnaujinimą.

Komunikacija šiame etape yra labai svarbi – pasirūpinkite ja, pavyzdžiui, įdiegdami tinkamą komunikacijos platformą. Firmbee yra viena iš tokių priemonių, kuri, be galimybės bendrauti su kolegomis, turi daugybę kitų funkcijų, naudingų projekto valdymui ir darbui. Tai viena iš nedaugelio projekto valdymo platformų, dėl kurių nereikia integruoti kelių programų, ir taip vadinamas techninis nuovargis nustoja mus varginti.

3. Komunikacija

Kaip matote, didžioji dalis efektyvaus darbo proceso, o taip pat ir lūkesčių tenkinimo, priklauso nuo gebėjimo aiškiai bendrauti. Tai turėtų būti turima omenyje visais projekto etapais, kad būtų išvengta nereikalingų nesusipratimų, o tuo pačiu ir laiko bei motyvacijos praradimo.

Visų pirma, naudokite paprastą ir aiškią kalbą, kurią visi supranta. Neturėtų būti jokių neaiškumų ar abejonių. Be to, geriausia apibendrinti visus susitikimus greitu atsiliepimu.

Taip pat galite sukurti komunikacijos planą, kuris apima:

• komunikacijos metodą (el. laiškai, žinutės, komunikacijos įrankiai),
• komunikacijos dažnumą,
• konkrečią asmenį, atsakingą už konkrečią užduotį,
• rizikos vertinimą ir galimas komunikacijos problemas.

Tai užtikrins, kad dalyvaujantys žinotų, ko tikėtis, ir kad net blogiausi scenarijai būtų tik požiūris, o ne nemalonus siurprizas. Slėpimas blogų naujienų nepadės ir gali sukelti komandos pasitikėjimo ir įsitraukimo praradimą.

Mažiau žadėti ir daugiau pristatyti

Literaliai, mažiau žadėti reiškia sumažinti savo pažadus projekto pradžioje, o atvirkščiai, daugiau pristatyti reiškia viršyti lūkesčius jo pristatymo metu.

Ne taip sunku pasiduoti jauduliui ir pažadėti kažką planavimo proceso pradžioje, kas laikui bėgant ir atvėsus entuziazmui gali pasirodyti sunku ar net neįmanoma įgyvendinti. Kadangi kauliukas mestas ir jo nebegalite atšaukti, kas tada? Tikriausiai laukia šiek tiek streso. Triukas yra neleisti, kad ši situacija nutiktų iš viso. Kaip?

Turėtume pasiūlyti šiek tiek mažiau, nei galime pristatyti. Tokiu būdu klientas jaučiasi patenkintas, kai projektas baigiasi, ir mes sugebame viršyti jo lūkesčius. Nenumatytų problemų atveju, kai reikia pašalinti kai kurias dalis iš plano, klientas vis tiek džiaugiasi, nes, tikimės, sugebėjome laikytis savo žodžio. Vis dėlto, kad išliktume ramūs viso proceso metu, turime kruopščiai nustatyti tikslus ir pasiekimus, kiek įmanoma realistiškiau, kad sureguliuotume savo mažinimo ir viršijimo strategiją.

Asmeniniai lūkesčiai

Žmonės negali skaityti minčių. Jie neįtars, ką turime omenyje, jei aiškiai ir konkrečiai neišsakysime dalykų. Taip mes pasiekiame paskutinį, bet jokiu būdu ne mažiau svarbų elementą – savo lūkesčių išreiškimą. Sklaidumas ir aiškumas mūsų ketinimų, veiksmų ir lūkesčių leidžia mūsų kolegoms ir potencialiems klientams suprasti ir pavaizduoti visą projekto, kurį vykdome, vaizdą.

Ateičiai

Lūkesčiai yra neatsiejama mūsų gyvenimo dalis, įskaitant ir profesinę pusę. Proaktyvus jų valdymas gali supaprastinti darbo procesą ir sukurti labiau įsitraukusią komandą, patenkintus klientus ir galiausiai asmeninę sėkmę! Turėkite tai omenyje dirbdami su savo projektais ir bandykite įgyvendinti šias kelias principus – greitai pamatysite skirtumą.

Perskaitykite: Kokios naujos projekto valdymo įgūdžių turėtumėte turėti 2021 ir 2022 metais.

Jei norite likti susisiekę, prisijunkite prie mūsų Facebook bendruomenės.