Kaip apibrėžti projekto apimtį ir išvengti apimties plėtimosi? | #36 Pradžia su projektų valdymu

Prieš pradedant projekto gyvavimo ciklą, projekto vadovas apmąsto projekto apimtį. Jis analizuoja klientų reikalavimus ir lūkesčius, juos lygina su turimais ištekliais ir konfrontuoja su laiko apribojimais. Dėl to jis gali gerai apibrėžti projekto apimtį. Tačiau net ir pavyzdingas šios užduoties atlikimas negarantuoja, kad projekto apimtis nepadidės per įgyvendinimą. Taigi, kaip gerai apibrėžti projekto apimtį ir išvengti apimties plėtimosi?

Kaip apibrėžti projekto apimtį ir išvengti apimties plėtimosi? – turinys:

1. Įvadas
2. Projekto apimties apibrėžimas
3. Reikalavimų supratimas
4. Darbo struktūra (WBS)
5. Prioritetai rizikingoms užduotims
6. Paskutinis atsakingas momentas (LRM)
7. Kaip išvengti apimties plėtimosi?
8. Santrauka

Įvadas

Pagal PMBOK, projekto apimtis yra „darbas, kurį reikia atlikti, kad būtų pristatytas produktas, paslauga ar rezultatas su nurodytomis savybėmis ir funkcijomis.“ Kad projekto rezultatas atitiktų suinteresuotųjų šalių lūkesčius ir pats projektas būtų sėkmingas, reikia apibrėžti apimtį kuo tiksliau.

Projekto apimties apibrėžimas

Projekto vadovas turėtų iš anksto patikrinti, ar suplanuotas projektas aiškiai apibrėžė šias sritis:

• suinteresuotųjų šalių verslo ir techninius reikalavimus,
• darbo pasidalijimo struktūrą,
• prioritetus užduotims, turinčioms didžiausią riziką, t. y. toms, kurios yra inovatyviausios arba vykdomos pirmą kartą,
• susitarimą su suinteresuotomis šalimis dėl „paskutinio atsakingo momento“ (LRM, Last Responsible Moment) požiūrio.

Pasižiūrėkime, kokius klausimus projekto vadovas turėtų atsakyti apibrėždamas kiekvieną iš jų.

Reikalavimų supratimas

Projekto vadovas turėtų atsakyti į šiuos klausimus, trumpam įsijungdamas į suinteresuotųjų šalių vaidmenį:

1. Kokie yra šio projekto finansiniai ir nefinansiniai privalumai? – Finansiniai privalumai gali būti susiję su produkto ar paslaugos, sukurtos projekte, pardavimu. Tačiau nauda taip pat gali būti įmonės įvaizdžio gerinimas, efektyvesnis įdarbinimas arba naujos programinės įrangos, palengvinančios projekto valdymą, įdiegimas, pavyzdžiui, Firmbee.
2. Kas bus paveikta projekto įgyvendinimo? – Projekto įgyvendinimas apima pokyčius tiek organizacijos viduje, tiek už jos ribų. Todėl verta užduoti konkretesnius klausimus:

a. Ar projekto užduočių įgyvendinimas reikalauja reorganizacijos įmonėje, darbuotojų atsakomybių keitimo, naujų žmonių samdymo ar darbo su laisvai samdomais darbuotojais?

b. Ar projekto rezultatai bus matomi viešojoje erdvėje ir turės įtakos vietos bendruomenei?

c. Kas pasinaudos jo įgyvendinimu?

3. Kokius poreikius turi atitikti projekto rezultatai?
4. Kokius techninius reikalavimus turi turėti projekto rezultatai?

Darbo struktūra (WBS)

Darbo pasidalijimo struktūros kūrimas projekte apima hierarchiškai išdėstytų klausimų atsakymus:

1. Koks yra pagrindinis projekto įgyvendinimo tikslas?
2. Kokie yra konkretūs tikslai?
3. Į kokią užduotį yra padalinti konkretūs tikslai?
4. Kada turi būti pasiekti tikslai ir uždaviniai?
5. Kokie specialistai bus patikėti kiekvienai iš jų?

Visiškai nepakitęs turėtų likti tik pagrindinis tikslas. Kita vertus, atsakymai į 2–5 klausimus yra detalizuojami ir patikslinami projekto eigoje.

Prioritetai rizikingoms užduotims

Svarbiausi klausimai apie rizikingas užduotis yra susiję su jų tikslia identifikacija ir nustatymu, kaip rizikos sritys gali paveikti projekto apimtį.

1. Kokios užduotys turi didžiausią nesėkmės riziką?
2. Nuostatos, nuo kurių priklauso kiekvienos iš šių užduočių sėkmė? Tai gali būti medžiagų, specialistų prieinamumas arba, R&D projektų atveju, sunkiai prognozuojami tyrimų ir eksperimentų rezultatai, pavyzdžiui, dirbtinio intelekto modelio tikslumo gerinimo kreivė mašininio mokymosi metu.
3. Koks poveikis bus, jei ši užduotis nepavyks?
4. Kaip ilgalaikis šios užduoties vykdymas paveiks galimybę pasiekti projekto tikslą?
5. Per kiek galime padidinti projekto apimtį, kad įvykdytume šią užduotį?

Paskutinis atsakingas momentas (LRM)

Užduočių prioritetizavimas glaudžiai susijęs su Paskutinio atsakingo momento (LRM) principu, dar žinomu kaip mažiausiai palankaus momento principas.

Tai yra rizikos minimizavimo strategija, atidedanti užduotis, kol jų atidėjimas tampa rizikingesnis nei jų nedelsiant užbaigimas. Tai padeda išvengti pastangų švaistymo, kai užduotis pasirodo esanti nereikalinga arba kai projekto tikslai ar reikalavimai keičiasi.

Šis principas, kilęs iš Lean metodologijos, taip pat taikomas sprendimams, kurie yra lemiami projektui ir sunkiai keičiasi, pavyzdžiui:

• Specializuotos įrangos pirkimas, kuri bus reikalinga tolesnėms projekto įgyvendinimo stadijoms,
• Užduočių vykdymui skirtų tikslų struktūros projektavimas.

Klausimai, kuriuos vadovas, dirbantis pagal LRM principą, turėtų užduoti sau, gali būti suformuluoti taip:

• Ar jau būtina pradėti dirbti prie užduoties?
• Ką daryti, jei atidėsiu užduotį?
• Kokios bus pasekmės, jei sprendimą priimsiu per vėlai?
• Kokios gali būti sprendimo priėmimo per anksti pasekmės? Pavyzdžiui, vėliau sužinoti, kad jis nereikalingas arba kad reikalavimai pasikeitė, sprendimas nebuvo naudojamas arba verslo vertė tapo pasenusi.

Kaip išvengti apimties plėtimosi?

Net ir geriausiai suplanuoti projektai linkę augti (apimties plėtimosi) jų įgyvendinimo metu, pavyzdžiui, produktas, kuris iš pradžių turėjo turėti dvi funkcijas, dabar staiga turės šešias. Norint to išvengti, projekto vadovas turėtų nustatyti saugų apimties plėtimosi lygį su suinteresuotomis šalimis. Projekto apimties plėtimosi minimizavimo pagrindas yra – be užduočių ir verslo lūkesčių apibrėžimo – nuolatinė komunikacija su komanda ir suinteresuotomis šalimis. Tačiau svarbiausios gynybos nuo apimties plėtimosi yra:

• Gerai parengtas grafikas,
• Efektyvus užduočių planavimo programinės įrangos naudojimas ir komunikacija su komanda,
• Informavimas visų suinteresuotųjų šalių apie esminius projekto pokyčius.

Taip pat verta prisiminti, kad išvengti apimties plėtimosi yra nuolatinis procesas. Todėl projekto apimtis turi būti reguliariai stebima ir kontroliuojama, o projekto vadovas turėtų būti pasiruošęs greitai reaguoti ir priimti sprendimus, kai kyla situacijos, galinčios sukelti apimties plėtimąsi.

Santrauka

Projekto apimtis yra pagrindinis gerai suplanuoto projekto elementas, nes ji aiškiai apibrėžia, kas turėtų būti įgyvendinta, o kas nėra įtraukta į projektą.

Projekto vadovo užduotis, todėl, yra apibrėžti projekto apimtį prieš pradedant darbus:

• Klientų reikalavimų ir lūkesčių analizė,
• Juos lyginant su turimais ištekliais, ir
• Konfrontuojant su laiko apribojimais.

Tačiau net ir gerai apibrėžta projekto apimtis gali keistis įgyvendinimo metu. Norint išvengti projekto apimties plėtimosi, žinomo kaip apimties plėtimosi, laikykitės darbo pasidalijimo struktūros, kruopščiai prioritetizuokite rizikingas užduotis ir naudokite „Paskutinio atsakingo momento“ požiūrį.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.