Kas yra projekto tvarkaraštis ir kam jis skirtas? | #18 Pradžia su projektų valdymu

Kai projektas gavo suinteresuotųjų šalių patvirtinimą, atėjo laikas paruošti grafiką. Prieš tai, kai projekto komanda susitinka pirmą kartą, projekto vadovas paruošia projekto struktūrą.

Projekto grafikas – turinys:

1. Įvadas
2. Kaip sukurti projekto grafiką?
3. Kaip projekto grafikas skiriasi nuo projekto plano?
4. Projekto grafiko pavyzdys
5. Santrauka

Įvadas

Projekto grafikas yra bendras dokumentas, leidžiantis turėti apžvalgą apie atskiras užduotis, skirtas vykdyti. Jos yra pateiktos išsamiame užduočių sąraše arba kanban lentoje. Grafikas apima svarbiausius etapus, užduotis ir pagrindinius įvykius, taip pat suteikia perspektyvą, kur projekto eiga yra siekiant tikslo.

Dažniausiai grafikas yra vizualizacija, kaip projekto tikslai priklauso vienas nuo kito ir kokia tvarka reikia judėti. Projekto grafikas taip pat rodo laiką su nustatytomis datomis.

Kaip sukurti projekto grafiką?

Kurdamas grafiką, geriausia taikyti žemyn į viršų požiūrį. Padalinkite bendrą projektą į pagrindinius problemų blokus arba sritis. Tai gali būti tokios bendros sritys kaip komandos formavimas, UX dizainas, programavimo darbai ar rinkodara. Projekto grafiką lengviausia paruošti naudojant specializuotą programinę įrangą. Tai leis:

• lengvai pridėti ir grupuoti įvykius, taip pat atlikti pakeitimus – pavyzdžiui, gali būti, kad mes užduotis, susijusias su UX dizainu, padalinsime į atskiras vizualinio dizaino ir teksto paruošimo grupes. Su programine įranga tai galime padaryti keliais paspaudimais, o ne perrašydami teksto failą ar skaičiuoklę,
• vizualizuoti kiekvienos užduoties trukmę – todėl galime lengvai suplanuoti užduotis, atsižvelgdami į žmonių ir išteklių, reikalingų jų įvykdymui, prieinamumą,
• nurodyti tarpusavio priklausomybę tarp užduočių – įspėjimų apie priklausomybę nustatymas yra labai naudinga funkcija, kurią siūlo kai kurios programos, dėka to mes esame tikri, kad niekas neimsis užbaigti darbo pastate, kur dar nebuvo atlikta instaliacija.

Tai padarys grafiką skaitomą visiems suinteresuotiems asmenims. atnaujinant ir papildant jį.

Grafikas dažniausiai pateikiamas šiais vaizdais:

• skalė kalendorius – su pažymėtomis užduotimis, kurias reikia atlikti; naudojant kalendorių, lengviau nei kitose vaizdų formose planuoti, pavyzdžiui, priskirti darbą konkretiems žmonėms ir planuoti susitikimus,
• Ganto diagrama arba panaši užduočių vizualizacija laiko juostoje – bendras vaizdas, rodantis visą projekto trukmę, yra jo grafikas, tuo tarpu išplėstinė versija naudojama projekto plano kūrimui ir detalizavimui,
• epikų žemėlapiai, dar žinomi kaip agreguotos užduotys – tai yra vizualizacija, rodanti, be kita ko, kokia procentinė dalis užduočių yra susijusi su konkrečia projekto vykdymo sritimi, pavyzdžiui, “testavimo” epikas gali apimti užduotis, susijusias su programinės įrangos prototipo vidiniu testavimu, taip pat galutiniu testavimu kliento vietoje.

Kaip projekto grafikas skiriasi nuo projekto plano?

Grafikas skiriasi nuo projekto plano pirmiausia savo tikslu ir detalumo lygiu. Grafikas yra projekto skeletas, kuris pirmiausia vaizduoja jo pagrindines sritis ir etapus. Jo tikslas yra apibrėžti aiškią ir supaprastintą viso projekto vaizdą. Tačiau projekto planas sukuriamas, kad būtų išanalizuota kiekvienos užduoties įgyvendinimas, net iki mažiausių detalių, kurias verta užrašyti.

Grafikas atsako į klausimą, ką mes įgyvendiname. Ten rasime bendras gaires dėl įvairių projekto etapų trukmės ir svarbiausių momentų žymėjimo. Projekto planas, kita vertus, tarnauja aprašyti, kaip įvykdyti kiekvieną užduotį.

Iš gero grafiko lengva perskaityti kelią, vedantį į projekto tikslo įgyvendinimą, nes jis rodo tik etapus, pristatančius pačius bendriausius ir svarbiausius įgyvendinimo momentus. Tačiau dėka projekto valdymo programinės įrangos, riba tarp grafiko ir projekto plano tapo gana sklandi. Tai yra todėl, kad daugybė duomenų vizualizavimo būdų leidžia sklandžiai pereiti tarp detalių atskirų užduočių vaizdų ir pačio bendriausio viso projekto grafiko vaizdo.

Projekto grafiko pavyzdys

Įsivaizduokime, kad norime įgyvendinti projektą, skirtą pristatyti nuotykių žaidimą, vykstantį virtualioje realybėje tarptautinėje parodoje.

Norint sukurti grafiką, reikia pažymėti svarbias datas – projekto pradžią, parodos dalyvių paraiškų terminą, taip pat parodos datą ir projekto pabaigos datą. Kitas žingsnis yra apibrėžti tikslus ir įvesti juos į pasirinktą programą kaip santraukos užduotis, epikus arba galbūt žymas. Mūsų pavyzdyje tai apims:

• Žaidimo paruošimas – epikas apims užduotis, tokias kaip stabilios testinės žaidimo versijos paruošimas, kuri gali būti prieinama visuomenei, testavimas, instaliacija į įrangą, kuri bus prieinama parodoje
• Stendo paruošimas – įrangos, reklaminės medžiagos, konkursų lankytojams paruošimas, įrangos pirkimas ir užtikrinimas
• Kelionės planavimas – viešbučio rezervavimas, bilietų pirkimas į renginius, transporto užtikrinimas
• Pristatymo sėkmės analizė grįžus – ar žaidimas sugebėjo pritraukti numatytą klientų skaičių, ar pavyko užmegzti verslo kontaktus ir partnerystes, taip pat ar tilpo į reklamai skirtą biudžetą

Kiekvienas epikas gali turėti prižiūrėtoją – paskirtą asmenį, atsakingą už visą jo įgyvendinimą. Tačiau daugelyje projektų šis asmuo yra projekto vadovas, o komandos nariai atsako tik už atskiras užduotis.

Kitas žingsnis susijęs su etapų žymėjimu. Kiekvieno etapo užbaigimas greičiausiai susidės iš užduočių, priklausančių keliems epikams. Jei pirmasis etapas yra pristatymo priėmimas parodai organizatorių, jis apims užduotis, priklausančias “tinklaveikos”, “žaidimo paruošimo” ir “pristatymo paruošimo” grupėms, tarp kitų.

Kiekvieno projekto grafikas kuriamas individualiai. Nors galite pasinaudoti paruoštu šablonu, jis vis tiek greičiausiai reikalauja reikšmingų pakeitimų. Didžiausias patobulinimas bus ankstesnio grafiko, sukurtos panašiame projekte, naudojimas.

Santrauka

Gerai paruoštas grafikas projekto pradžioje labai palengvina darbą. Jis tarnauja ne tik projekto vadovui, kuris dėka jo gauna įžvalgą apie veiksmų strategiją, bet ir projekto komandai, kuri gali lengvai matyti, kokiame etape yra atliekamas darbas ir kam jis skirtas. Grafikas taip pat yra vertingas įrankis, kuris palaiko įgyvendinimo skaidrumą, nes leidžia suinteresuotoms šalims matyti projekto struktūrą ir savarankiškai palyginti įgyvendinimo būseną su nustatytais projekto tikslais.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.