Klaidos yra neišvengiamos. Išrašant sąskaitas, jos kartais pasitaiko. Kokios sąskaitų išrašymo klaidos yra dažniausios? Kaip išvengti sąskaitų išrašymo klaidų? Kokios gali būti jų pasekmės? Jei norite sužinoti atsakymus į šiuos klausimus, perskaitykite mūsų straipsnį apie 5 dažniausias sąskaitų išrašymo klaidas.
Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų numerį. Tai akivaizdu, tačiau tam tikrose situacijose lengva padaryti šias sąskaitų išrašymo klaidas. Tai ypač tiesa, jei naudojate programas, tokias kaip Word ar Excel, arba jų ekvivalentus, išrašydami sąskaitas. Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad tai palengvins jūsų sąskaitų išrašymo darbą. Tokiose programose galite paruošti paruoštus sąskaitų šablonus, kuriuose tereikia pakeisti duomenis, išrašant sekančius dokumentus. Tačiau šis sprendimas turi vieną didelį trūkumą.
Perrašant sekančius failus, galite pasiklysti numeracijoje. O sąskaitų išsaugojimas kaip nuoseklios puslapiai Word dokumente arba nuoseklūs lapai Excel taip pat gali sukelti netikslumų.
Kokios yra dažniausios sąskaitų išrašymo klaidos sąskaitų numeracijoje? Yra dvi rūšys: dvigubi sąskaitų numeriai ir numeracijos spragos. Abi šios sąskaitų išrašymo klaidos gali turėti nemalonių pasekmių, kai jas tikrina mokesčių institucijos. Numeracija, kurioje yra spragų, gali rodyti, kad ne visos išrašytos sąskaitos yra įtrauktos į mokesčių skaičiavimus. Spragos numeracijoje sukels rimtų abejonių, net jei jos yra atsitiktinės ir nebuvo skirtos apgauti mokesčių institucijas.
Antras klaidų tipas, t. y., dvi ar daugiau sąskaitų su tuo pačiu numeriu, bet skirtingu turiniu, taip pat gali rodyti, kad jos buvo išrašytos tokiu būdu, kad būtų išvengta mokesčių. Tokiu atveju gali kilti problemų su tokių sąskaitų įrašymu, nes apskaitos programinė įranga gali neleisti įvesti dviejų ar daugiau dokumentų su tuo pačiu numeriu.
Koreguoti tokias klaidas gali būti nelengva, ypač jei jau išsiuntėte tokias klaidingas sąskaitas savo klientams ir tik vėliau supratote, kad turėjote neteisingą numeraciją. Jos neturi didelės reikšmės jūsų rangovams, nes jie nekontroliuoja teisingos jūsų sąskaitų numeracijos. Todėl jie gali be problemų apmokėti tokias sąskaitas. Tačiau mokesčių patikrinimo atveju galite būti nubausti už tai. Todėl geriau jų išvengti, pavyzdžiui, naudojant sąskaitų išrašymo programą ar programėlę, kur numeracija bus priskirta automatiškai. Taip išvengsite sąskaitų išrašymo klaidų ir būsite tikri, kad neišrašėte sąskaitų su neteisingais numeriais.
Mes visi esame žmonės, ir klaidos kartais nutinka visiems. Tai gali būti klaida įmonės pavadinime, kuriam išrašėte sąskaitą, arba neteisingai parašytas jūsų kliento vardas. Taip pat dažna klaida yra neteisingas rangovo adresas. Tokiu atveju gali būti įvairių klaidų: neteisingas pastato numeris, neteisingas pašto kodas, neteisingas gatvės pavadinimas ar net neteisingai parašytas miesto, kuriame yra įmonės būstinė, pavadinimas. Taip pat gali nutikti, kad sąskaitoje parašysite neteisingą kliento mokesčių identifikavimo numerį.
Atrodo, kad tai tik smulkmenos. Tačiau niekam nepatinka, kai jų vardas ar pavardė turi rašybos klaidų. Be to, jos gali sukelti mokesčių pasekmių. Neteisingi rangovo duomenys gali padaryti jį nesugebantį pripažinti tokios sąskaitos kaip savo verslo išlaidų. Tokiu atveju reikės ištaisyti duomenis. Tai prailgins laiką, kurį turėsite laukti apmokėjimo už tokią sąskaitą, nes jūsų klientas gali sulaikyti apmokėjimą, kol gaus dokumentą su teisingais duomenimis.
Dar viena klaida yra sąskaitos išrašymas visiškai kitam gavėjui. Tai gali nutikti ypač tada, kai sąskaitos kuriamos rankiniu būdu, perrašant duomenis faile. Tokiu atveju teisingi prekių ar paslaugų kiekiai yra įtraukti į sąskaitą, tačiau gavėjo duomenys lieka iš ankstesnės sąskaitos.
Ši klaida gali sukelti, kad jūs išsiųsite tokią sąskaitą neteisingam gavėjui, kuris nepirko iš jūsų nurodytų prekių. Taip pat galite ją išsiųsti rangovui, kuris iš jūsų pirko, tačiau gavėjo informacija bus neteisinga toje sąskaitoje. Kol jų nepatikslinsite, tikrai negalite tikėtis gauti apmokėjimo už tokią sąskaitą.
Kaip jų išvengti? Čia gali padėti sąskaitų išrašymo programa. Galite ją naudoti, kad sukurtumėte savo klientų duomenų bazę. Jums tereikia vieną kartą patikrinti jų duomenis, kad vėliau galėtumėte be klaidų išrašyti sąskaitas. Kai kurios programos leidžia atsisiųsti įmonių duomenis iš valstybinių registrų, todėl galite išvengti šių klaidų, išrašydami sąskaitas.
Visiems patinka, kai pinigai pervedami į jų sąskaitą. Tačiau informacijos apie tai, kaip apmokėti, trūkumas gali padaryti apmokėjimą už sąskaitą neįmanomą.
Čia gali pasitaikyti įvairių klaidų, pradedant nuo banko sąskaitos numerio trūkumo iki neteisingo sąskaitos numerio, iki nežinojimo, kada ir kaip apmokėti sąskaitą. Netikslumai šioje srityje gali turėti įvairių pasekmių. Praleidus terminą, greičiausiai klientas apmokės jums už sąskaitą per teisėtą terminą. Tačiau neteisingas sąskaitos numeris arba net jo trūkumas gali sukelti, kad rangovas negalės jums apmokėti. Tik kai ištaisysite arba papildysite šiuos duomenis, galite tikėtis apmokėjimo už sąskaitą.
Sąskaitos turi turėti tikslius prekių ir paslaugų aprašymus. Nors prekių atveju klaidos pasitaiko kur kas rečiau, geras paslaugų aprašymas gali sukelti daug problemų. Jūsų klientas neturi abejoti, kad jis moka už tai, ką užsakė. Todėl duomenys sąskaitoje turi atitikti užsakymo duomenis.
Priklausomai nuo procedūrų, kurias turi jūsų rangovai, kai kurie gali reikalauti išsamesnių teikiamų paslaugų aprašymų, o kiti gali nereikalauti. Vis dėlto, gerai užtikrinti tikslumą, kad vėliau neturėtumėte problemų gauti apmokėjimą. Neteisingas aprašymas turės būti ištaisytas, o tai greičiausiai užtruks šiek tiek laiko. Dėl to galite gauti apmokėjimą už tokią sąskaitą vėliau, nei tikėjotės. Sprendimas šiai problemai gali būti sukurti katalogą parduodamų prekių ir tikslių atskirų paslaugų aprašymų. Taip visada turėsite aiškius ir skaitomus pasiūlymo aprašymus sąskaitoje.
Sąskaita neturi turėti jokių apskaitos klaidų, tačiau tokios situacijos gali pasitaikyti. Yra keletas vietų, kur jos pasitaiko dažniausiai. Tai apima viso sumos, kurią reikia apmokėti. Ji gali būti neteisingai suskaičiuota, todėl sąskaita gali būti arba per maža, arba per didelė. Nei viena iš šių galimybių nėra naudinga. Kodėl? Nes tai neigiamai atspindi asmenį, kuris išrašė sąskaitą.
Gali nutikti, kad klientas neatsargiai patikrins, ar dokumente, kurį išrašėte, nėra apskaitos klaidų, ir apmokės už tokią sąskaitą. Tačiau dėl to galite gauti per mažai arba per daug pinigų. Pirmuoju atveju turėsite paprašyti kliento sumokėti papildomai, kas gali jus pateikti nepalankioje šviesoje. Antruoju atveju klientas gali reikalauti grąžinti permoką, kas gali neigiamai atspindėti jūsų įmonės reputaciją. Abiem atvejais tokią sąskaitą gali užginčyti mokesčių patikrinimas, todėl geriau to išvengti.
Dar viena vieta, kur apskaitos klaidos pasitaiko sąskaitoje, yra prekių pardavimo vertės skaičiavimas. Tokiu atveju gali būti klaida, kai dauginamas prekių kiekis ir kaina už vienetą. Tai dažniausiai nutinka, kai skaičiavimai atliekami rankiniu būdu. Klaida taip pat gali pasitaikyti skaičiuojant PVM vertę. Naudojant sąskaitų išrašymo programą, galite išvengti tokių sąskaitų išrašymo klaidų, nes skaičiavimai ten atliekami automatiškai.
Sąskaitų išrašymo klaidos nutinka visiems. Tačiau turėtumėte žinoti, kad jos gali turėti teisinių pasekmių. Sąskaitų išrašymo klaidos taip pat prisideda prie apmokėjimo vėlavimo ir gali neigiamai paveikti jūsų įmonės patikimumą. Vienas iš sprendimų yra naudoti specializuotas sąskaitų išrašymo platformas, kurios automatizuoja daugelį procesų ir tuo pačiu leidžia išvengti pagrindinių klaidų.
Taip pat skaitykite: Ką turėtų apimti sąskaita? – 12 esminių elementų
Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.
Problemas sprendžiantis asmuo su 5 skirtingais diplomais ir begaliniais motyvacijos ištekliais. Tai daro jį puikiu verslo savininku ir vadovu. Ieškodamas darbuotojų ir partnerių, jis labiausiai vertina atvirumą ir smalsumą pasauliui.
Kokie yra socialinių tinklų privalumai? Ar jie gali atvesti tikslingą srautą į jūsų verslo svetainę?…
Jei parduodate pasaulyje populiariausioje prekyvietėje, tikrai esate susirūpinę dėl pasiekimų rezultatų. Vienas būdas, kuris gali…
Rinkodaros specialisto efektyvumo matas yra konversijų skaičius, t. y. pageidaujamos veiklos, kurią atlieka reklamos pranešimų…
Kalbant apie dirbtinį intelektą muzikos gamyboje, jis geriausiai pasirodo bendradarbiaudamas, ypač kuriant atmosferinius ambientinius garsus,…
Šiandienos straipsnyje aptarsime bendradarbiavimo tarp Produkto savininko ir Scrum meistro temą. Produkto savininkas nustato aiškiai…
Kiekvienas lyderis turi tikslų, tokių kaip komandos kūrimas, siekiant pasiekti tinkamai aukštus rezultatus, įmonės tikslų…