Kada turėtumėte išrašyti sąskaitą?

Faktūrų išrašymas yra viena maloniausių verslininko veiklos dalių. Kodėl? Nes tai yra paskutinis žingsnis, norint gauti apmokėjimą. Tačiau kyla klausimas – kada išrašyti faktūrą, kad ji būtų teisėta? Pasirodo, kad į šį klausimą nėra vieno atsakymo. Viskas priklauso nuo aplinkybių. Dažniausiai faktūra išrašoma po prekių ar paslaugų pristatymo. Tačiau yra keletas išimčių. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kada turėtumėte išrašyti faktūras. Tai daugiausia priklauso nuo faktūros tipo, todėl čia aptarsime dažniausiai pasitaikančius.

Kada turėtumėte išrašyti faktūrą? – turinys:

1. Pardavimo faktūra
2. Galutinė faktūra
3. Progresinė faktūra
4. Avansinė faktūra
5. Proforma faktūra
6. Pasikartojanti faktūra
7. Sužinokite, kaip išrašyti faktūras su Firmbee

Pardavimo faktūra

Tai yra gana įprastas faktūrų išrašymo būdas. Jis ypač pasitaiko parduotuvėse. Kai jūs, kaip pardavėjas, asmeniškai perduodate pirkinius klientui, galite iš karto išrašyti faktūrą. Tokiu atveju tai paprastai susiję su apmokėjimo priėmimu, tiek grynaisiais, tiek mokėjimu kreditine kortele. Tačiau gali nutikti, kad už jūsų įmonės ribų jūs tiesiogiai pristatote prekes klientui.

Atrodo, kad būdami ne savo biure negalėsite iš karto išrašyti faktūros savo klientui. Laimei, galite naudoti mobilų faktūrų programėlę. Tai leidžia jums išrašyti faktūras naudojant savo išmanųjį telefoną. O kaip dėl spausdinimo? Jums to daryti nereikia, nes galite faktūrą išsiųsti el. paštu. Elektroninė faktūra turi tokią pačią teisinę vertę kaip popierinė faktūra.

Galutinė faktūra

Teikiant paslaugas, įprasta matyti faktūras, išrašytas po darbo užbaigimo. Kaip jos skiriasi nuo faktūrų, išrašytų pardavimo dieną? Teoriškai, kai tik baigiate savo paslaugą, galite išrašyti faktūrą. Tai geras būdas tai padaryti, jei turite asmeninį kontaktą su klientu. Tokiu atveju klientas iš karto mato jūsų darbo rezultatus ir gali priimti bei patvirtinti faktūrą.

Tačiau, jei klientas dar nematė jūsų atlikto darbo, geriau patikrinti, ar jis patenkintas galutiniu rezultatu. Jei jie turi kokių nors pastabų, galite atlikti pataisas prieš išrašydami faktūrą. Priešingu atveju gali pasirodyti, kad klientas nepriima faktūros, nes jis pateikė pastabų dėl projekto. Tai pailgintų apmokėjimo procesą. To galite išvengti, išsiųsdami klientui žinutę, klausdami, ar jie priima atliktą darbą, o jei ne, kokių pataisų dar reikia.

Progresinė faktūra

Dalinės faktūros ypač pasitaiko didesniems projektams. Tokiu atveju darbas gali būti padalintas į etapus. Po jų užbaigimo išrašoma faktūra, kuri apima atliktą darbą. Kur galite sutikti tokio tipo faktūras? Kiekvieną kartą, kai visas darbas yra ištemptas laike.

Tai nutinka, pavyzdžiui, statant namą. Įmonė, atliekanti darbus, gali išrašyti faktūras po kiekvieno etapo užbaigimo. Šis faktūrų išrašymo būdas užtikrina pinigų srautą ir išvengia apmokėjimo spūsčių, taip pat didelės sąskaitos po visko užbaigimo. Ilgalaikiams projektams geriausia pradžioje nustatyti apmokėjimo grafiką. Jis gali nurodyti tam tikrus etapus, po kurių bus išrašytos dalinės faktūros.

Avansinė faktūra

Jei teikiamos paslaugos reikalauja, kad jūs įsipareigotumėte didelėms lėšoms komponentų, reikalingų sutartam darbui atlikti, pirkimui, tuomet galite pasiūlyti mokėti avansu. Tokiu atveju išrašote faktūrą prieš atlikdami darbą.

Šis sprendimas pasitvirtina, kai jūsų paslaugos yra gana brangios, o netikėtas jūsų paslaugų atšaukimas klientui turėtų neigiamą finansinį poveikį jums. Kada tokia situacija gali įvykti? Pavyzdžiui, kai esate vestuvių fotografas ir užduotis apima vestuvių ceremonijos fiksavimą kliento nurodytoje vietoje. Jei klientas atšaukia paslaugą dieną prieš renginį, greičiausiai neberasite kito žmogaus, norinčio fotografuoti tą dieną. Mokėjimas avansu užtikrins jūsų interesus, kad tokiu atveju nebūsite nuostolyje.

Proforma faktūra

Pradinė faktūra taip pat žinoma kaip proforma faktūra. Iš pirmo žvilgsnio proforma faktūra ir avansinė faktūra gali pasirodyti panašios. Tačiau tai nėra tas pats dalykas. Avansinė faktūra įpareigoja jus mokėti, tuo tarpu proforma faktūra nesukuria tokio įsipareigojimo. Tai labiau kvietimas sudaryti sutartį.

Jūs išrašote tokią faktūrą kaip kainų pasiūlymą prekių pardavimui ar paslaugų teikimui net prieš klientui sutikstant su pristatymu. Klientai prašo tokių faktūrų, pavyzdžiui, palyginti pasiūlymus iš kelių įmonių arba patikrinti, ar tam tikra išlaida tilps į jų biudžetą. Jei klientas sutinka su jūsų sąlygomis, galite apdoroti užsakymą ir tada išrašyti įprastą faktūrą, kuri, skirtingai nuo preliminarios faktūros, sukels įsipareigojimą sumokėti už pristatytas prekes ar paslaugas.

Pasikartojanti faktūra

Kai kuriuose verslo tipuose pasikartojančios faktūros yra įprastos. Joms ypač populiaru turbūt būti fiksuoto mokesčio faktūromis, tai yra, tokiomis, kurių tarifas nustatytas iš anksto, nepriklausomai nuo atlikto darbo kiekio. Kur galite rasti tokias faktūras? Pavyzdžiui, jei valdote valymo įmonę ir susitarėte su savo klientu dėl fiksuoto mokesčio už savaitinį biuro valymą, kiekvieną savaitę klientui taikysite tą pačią sumą, nesvarbu, kiek laiko tai užtruks.

Tokiu atveju faktūrų programinė įranga gali būti puiki pagalba išrašant pasikartojančias faktūras. Jums tereikia įvesti savo klientų duomenis, nurodyti dieną, kada faktūra turėtų būti išrašyta, ir įvesti sumą, o programa išrašys ciklines faktūras ir jas išsiųs jūsų klientams.

Patikrinkite 5 geriausias nemokamas faktūrų programinės įrangos sprendimus!

Sužinokite, kaip išrašyti faktūras su Firmbee:

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.