Kas yra sąskaita faktūra?

Faktūra yra dokumentas, patvirtinantis sandorį. Tai taikoma tiek paslaugų teikimui, tiek prekių tiekimui, įskaitant skaitmeninio turinio tiekimą. Ji gali būti popierinė arba elektroninė. Faktūra nustato prekių ir paslaugų vertę ir yra pagrindas apskaičiuoti mokėtinas mokesčius. Nors faktūra dažnai pasirodo B2B (verslas verslui) santykiuose, tai nėra tik verslininkų sritis. Privatūs asmenys taip pat susiduria su faktūromis, išrašytomis B2C (verslas vartotojui) modelyje. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kas yra faktūra ir koks jos tikslas.

Kas yra faktūra? Koks jos tikslas? – turinys:

1. Pagrindinė informacija apie faktūrą
2. Faktūra kaip pardavimo patvirtinimas
3. Faktūra kaip apskaitos dokumentas
4. Ar faktūra būtina naudojant garantiją?
5. Kaip lengvai išrašyti faktūrą?

Pagrindinė informacija apie faktūrą

Faktūra yra dokumentas, patvirtinantis sandorio sudarymą tarp pardavėjo ir pirkėjo. Dėl šios priežasties faktūra turi turėti visus abiejų šalių duomenis. Ji turėtų būti išrašyta dviem egzemplioriais, po vieną kiekvienai sandorio šaliai.

Kitas svarbus faktūros elementas yra jos unikalus numeris ir išrašymo data. Joje pateikiama informacija apie parduotas prekes ir paslaugas, tokias kaip jų kiekis, kaina ir vertė. Šalyse, kuriose taikomas PVM (pridėtinės vertės mokestis), faktūra taip pat nurodys šio mokesčio tarifą ir vertę.

Faktūra nurodo prekių ir paslaugų apmokėjimo būdą. Tai gali būti avansinis mokėjimas, grynaisiais, banko pavedimu arba kreditine kortele. Pardavimo atveju su atidėtu apmokėjimo terminu, faktūra taip pat apims datą, kada tokia prievolė turi būti įvykdyta.

Faktūra gali būti išrašyta popierine forma, tačiau ji taip pat gali būti parengta elektronine forma, kuri turi tokią pačią teisinę galią. Pasak E-Faktūrų / E-Sąskaitų. Skaitmeninimo ir automatizavimo ataskaitos, kasmet išrašoma daugiau nei 370 milijardų faktūrų, iš kurių tik 10% yra elektroninės.

Tačiau dėl to, kad e-faktūros paslauga yra daug pigesnė nei popierinė, tokia sprendimas kasmet tampa vis populiaresnis. Naudojant automatizavimą faktūrų išrašymui, galite sumažinti išlaidas iki 30%.

Faktūra kaip pardavimo patvirtinimas

Pardavinėjant bet kokias prekes ar paslaugas, turite tinkamai dokumentuoti tokį įvykį. Pardavinėjant asmenims, paprastai reikalaujama turėti kasos aparatą ir išrašyti kvitus. Tačiau, klientui paprašius, turite išrašyti faktūrą, patvirtinančią pirkimą. Vykdant verslą B2B modeliu, pagrindinis dokumentas, patvirtinantis pardavimą, yra faktūra.

Daugelis įmonių, parduodančių įvairiuose prekybos centruose, automatiškai išrašo faktūras elektronine forma savo klientams. Tai tikrai patogesnis sprendimas nei spausdinti kvitus ar popierines faktūras. Tokius dokumentus lengva automatizuoti, todėl jums nereikia rūpintis popierizmu ir galite sutelkti dėmesį į verslo valdymą.

Faktūra kaip apskaitos dokumentas

Pagal IFRS (Tarptautiniai finansinės atskaitomybės standartai), faktūra yra vienas iš svarbiausių apskaitos dokumentų, kuriame pateikiama išsami informacija apie užbaigtą sandorį. Tarp kitų, faktūros apskaičiuoja jūsų pajamas ir mokesčius, kuriuos turite sumokėti. Faktūros taip pat dokumentuoja išlaidas, kurias patyrėte vykdydami savo verslą. Priklausomai nuo pasirinktos apmokestinimo formos, jos gali turėti įtakos mokėtinų mokesčių sumai. Kadangi faktūras gali tikrinti mokesčių institucijos, jas reikia saugoti tam tikrą laikotarpį, numatytą konkrečios šalies įstatymuose.

Apskaitos biurai, rengdami paslaugų kainoraščius, dažnai remiasi faktūrų skaičiumi. Tai taikoma tiek jums išrašytoms, vadinamoms pardavimo faktūroms, tiek faktūroms, kurias išrašo jūsų rangovai už jums suteiktas prekes ir paslaugas. Pastarosios vadinamos sąnaudų faktūromis.

Apskaitos biurai, teikdami pagrindinių paslaugų paketą, paprastai siūlo užsakyti nustatytą faktūrų skaičių, tačiau už kiekvieną papildomą dokumentą, viršijantį šį limitą, gali būti taikomi papildomi mokesčiai. Jei neišrašote per daug dokumentų, apskaitos paslaugų naudojimas gali būti reikšminga išlaidų dalis, susijusi su verslo vykdymu. Tačiau galite naudoti programą, kuri leis jums išrašyti ir registruoti faktūras savarankiškai. Tai palengvina iš anksto nustatyti šablonai ir išskleidžiamieji duomenų sąrašai. Dėl šio sprendimo galite efektyviai optimizuoti savo verslo veiklos išlaidas.

Ar faktūra būtina naudojant garantiją?

Jums nereikia turėti faktūros, kad galėtumėte pasinaudoti garantija. Tam pakanka bet kokio pirkimo patvirtinimo. Tai gali būti kvitas, banko išrašas arba kreditinės kortelės mokėjimo patvirtinimas. Svarbu turėti dokumentą, patvirtinantį sandorį. Tačiau daugelis žmonių, ypač perkant brangesnes prekes, renkasi faktūrą. Kodėl?

Labai lengva prarasti kvitus. Be to, jei jie blogai saugomi, jie greitai išblunka ir tampa neaiškūs. Su faktūromis tokios problemos nėra. Jos dažnai turi didesnį formatą ir paprastai yra A4 formato. Dėl to jas lengva saugoti standartiniuose segtuvuose. Elektroninės faktūros yra idealus sprendimas. Prieiga prie tokių dokumentų yra daug lengvesnė, o jei jums reikia pasinaudoti garantija, galite greitai rasti reikiamą faktūrą.

Kaip lengvai išrašyti faktūrą?

Galite rasti daug sprendimų, kurie palaiko faktūrų išrašymą, pradedant nuo apskaitos ir finansų sistemų, per CRM (Klientų santykių valdymo sistema) ar sudėtingesnes ERP (Įmonių išteklių planavimo) sistemas, iki specializuotų programų, pvz., Firmbee, kuri yra nemokama faktūrų programa. Dėka tokių įrankių galite lengvai kurti faktūras ir net automatizuoti tam tikrus procesus, tokius kaip priminimų siuntimas apie pasikartojančius mokėjimus.

Tai ne visada turi apimti dideles išlaidas tokiam programinės įrangos pirkimui. Vertėtų naudoti patikrintus sprendimus, kurie teikia pilną funkcionalumą išrašant faktūras, ir tuo pačiu yra nemokami. Tam galite naudoti Nemokamą faktūrų programą, kuri labai palengvina faktūrų išrašymą net tiems, kurie iki šiol nesusidūrė su apskaita.

Perskaitykite mūsų naujausią straipsnį: Storyboard – kas tai ir kaip jį naudoti vaizdo gamybai?

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook ir Twitter.