Kaip spręsti pagrindines problemas projektų valdyme

Masiniai darbo organizavimo ir verslo valdymo pokyčiai, inicijuoti pandemijos, 2022 metais nesulėtėjo nė kiek. Tačiau ekonominis fermentas ir dinamika gali iš tikrųjų prisidėti prie sklandaus projektų įgyvendinimo. Šiandien pažvelkime į pagrindines problemas projektų valdyme.

Projektų valdymo problemos – turinys:

1. Pagrindinės projektų valdymo problemos
2. Projektų apimties problemos
3. Projektų vykdymo laikas
4. Veiksmų lankstumas
5. Santrauka

Pagrindinės projektų valdymo problemos

Pasak Profesijos pulso ataskaitos, didesnis procentas projektų buvo sėkmingai įgyvendinti: pasiekiant jų tikslus, laikantis biudžeto ir numatyto užbaigimo laiko. Kita vertus, 2021 metais buvo atšaukta daugiau projektų nei ankstesniais metais.

Taigi, mes išnagrinėsime sėkmingus projektus, kad pasimokytume iš geriausių. Kokios buvo pagrindinės problemos, susijusios su šių projektų valdymu? Ir kaip mes bandytume jas spręsti šiandien?

Šiandien sutelksime dėmesį į tris pagrindines problemas projektų valdyme. Tai yra:

• projekto apimtis
• projekto vykdymo laikas
• komandos lankstumas

Projektų apimties problemos

Problemos, susijusios su projekto apimties apibrėžimu, paprastai prasideda pačioje pradžioje. Ir net prieš tai, kai jos prielaidos yra visiškai išaiškintos. Būtent todėl taip svarbu kruopščiai nuspręsti projekto planą. Neskubėkite ir skirkite pakankamai laiko, kad aiškiai išsiaiškintumėte tikslą ir veiksmų planą prieš užduočių planavimą.

Planuojant projekto apimtį, gerai naudoti tinkamus įrankius, taip pat padalinti ją į epikus ar temas, suprantamas visiems suinteresuotiems asmenims.

• Komunikacija su klientu ir partneriais

Norint užtikrinti projekto sėkmę, jo paties gimimas yra labai svarbus. Palanki atmosfera, įtikinanti svarbiausių prielaidų prezentacija kartu su projekto vadovo derybų ir tarpasmeninėmis įgūdžiais gali nulemti, ar projektas bus atmestas, ar įgyvendintas.

Vėlesnė diskusija su klientu ir kitais sprendimų priėmėjais yra ryškūs momentai, kurie apibrėžia pradinę projekto apimtį.

• Natūrali apimties lankstumas prieš apimties plėtimą

Bet kodėl mes kalbame apie „pradinę“ projekto apimtį? Nes jos numatyta apimtis niekada nebus identiška galutinei apimčiai.

Natūralaus projekto apimties lankstumo prielaida yra būdas spręsti apimties kintamumą ir tiesiog realistiškas požiūris. Tai leidžia projekto struktūrai prisitaikyti prie faktinio įgyvendinamumo ir besikeičiančių verslo sąlygų. Tačiau šis natūralus kintamumas neturi būti taikomas pagrindinėms projekto prielaidoms.

Kai pagrindinės prielaidos keičiasi ir užduočių apimtis plečiasi, projekto sėkmė kelia klausimų. Ši problema vadinama apimties plėtimusi. Terminas apimties plėtimasis reiškia nekontroliuojamą projekto augimą. Ir tai yra viena iš trijų įgyvendintų verslo projektų bėdų.

• Turinio pusė

Kita kliūtis projektų valdyme yra projekto turinio apibrėžimas. Projekto vadovas turi sąžiningai atsakyti į klausimą: ar aš pakankamai žinau apie užduotis, kurias noriu atlikti?

Jei atsakymas į šį klausimą yra ne, tuomet, nesvarbu, kaip pažangus projektas, būtina pasitarti su specialistais. Iš pradžių su tais, kurie sudaro projekto komandą. Bet kartais reikia išorinių ekspertų patarimų.

Projektų vykdymo laikas

Net labai patyrę projektų vadovai yra nepataisomi optimistai, kai kalbama apie projekto vykdymo laiką. Tai patvirtina didelių projektų užbaigimo statistika. 2021 metais visame pasaulyje 55% projektų buvo užbaigti laiku. Tai yra 4% padidėjimas, palyginti su ankstesniais metais. Tačiau rezultatai vis dar nėra labai patenkinami.

• Realūs vėlavimai

Laiku užbaigti projektą paprastai trukdo nerealus laikas, skirtas konkrečioms užduotims. Būtent todėl verta naudoti įrankius, leidžiančius statistiškai matuoti faktinį užduočių vykdymo greitį ir palyginti jį su numatytu laiku.

• Komandos komunikacija

Žinoma, projekto vykdymo laikas glaudžiai susijęs su jo apimtimi ir biudžetu. Tačiau lemiami veiksniai dažnai pasirodo esantys komandos efektyvumas ir lankstumas.

Komandos našumas turi atitikti aiškius ir suprantamus reikalavimus per paprastą užduočių ir atsakomybių delegavimą. Lygiai taip pat svarbu yra skaidrumas tarp individualių darbo vykdymo etapų priklausomybių, taip pat užduočių eiliškumas. Rūpinimasis šiais komunikacijos aspektais padeda išvengti nesėkmių projekto vykdymo laike.

Veiksmų lankstumas

Projektų valdymo siauras ir nesėkmių šaltinis yra lankstumo trūkumas, kylantis iš prisirišimo prie gerai žinomų, išbandytų kelių. Tai dažnai lemia išbandytų valdymo metodų ir įrankių, netinkamų konkrečiam projektui, naudojimą. Bet kaip padidinti savo lankstumą – kaip projekto vadovas – ir visos komandos?

• Agilumas

Nėra atsitiktinumas, kad mažų, lanksčių programinės įrangos kūrimo komandų veiklos ir problemų sprendimo lankstumas įgijo pasaulinį pripažinimą. Vis dažniau projektų valdymo įrankiai iš IT pramonės plinta į kitas pramonės šakas, kai situacija reikalauja didesnio veiklos lankstumo.

• Įsipareigojimas ir saviorganizacija

Lankstiai valdomos komandos gali pasiekti didelį lankstumą. Jose vadovai tiesiogiai dalyvauja projekte, dažnai teikdami ir gaudami atsiliepimus apie savo veiksmus. O komandos nariai – bent jau tam tikru mastu – savarankiškai pasirenka užduotis, kurias atlikti. Viskas tai daro lanksčias komandas panašias į saviorganizacijos modelį.

Santrauka

Mes suskirstėme pagrindines problemas projektų valdyme į tris grupes. Pirmoji apima projekto apimties apibrėžimą, supratimą ir išlaikymą jo vykdymo metu. Antroji yra projekto užduočių laikas. Trečioji yra lankstumo išlaikymas komandos valdyme ir nuolatinis prisitaikymas prie besikeičiančių sąlygų.

Geriausias būdas spręsti šias problemas yra nuolat atnaujinti – su savo tvarkaraščiu ir žiniomis, su savo valdymo metodais, su savo komanda ir su programine įranga, kuri palengvina net labai sudėtingų projektų valdymą.

STATISTIKOS ŠALTINIS: Profesijos pulso 2021

Taip pat skaitykite:Projekto etapai

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook ir Twitter.