Ar žinote, kaip patobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą? Ar jis turi būti toks laiko reikalaujantis ir varginantis? Sąskaitų faktūrų išrašymo procesas atrodo sudėtingas, ypač jei anksčiau neturėjote jokio kontakto su šia tema. Tačiau paaiškėja, kad visą procesą galima labai palengvinti naudojant įrankius, leidžiančius savarankiškai išrašyti sąskaitas faktūras. Dėl tokių įrankių jūs laimite daugiau laiko, o kas dar svarbiau, pagreitinate finansinių srautų procesus. Kaip galite patobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą? Norėdami sužinoti, perskaitykite straipsnį ir naudokitės mūsų parengtu kontroliniu sąrašu.
Gali nustebinti, bet net ir nedidelis pastangų kiekis, padarytas siuntimo pasiūlymų klientams etape, gali žymiai palengvinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą. Kaip tai įmanoma? Aiškus ir skaidrus finansinių klausimų pateikimas nuo pat pradžių padeda išvengti bet kokių nereikalingų nesusipratimų vėliau. Klientas turėtų tiksliai žinoti, kiek ir kada jis turi sumokėti priimant jūsų pasiūlymą.
Pasirinkite, ar savo atsiskaitymus darysite pagal dirbtas valandas, ar pagal visą projektą, ir nurodykite mokėjimo terminą. Jei suteikiate nuolaidas už ankstyvus mokėjimus, turite informuoti savo klientus nuo pat pradžių. Įspėkite savo klientus apie palūkanų normas už vėluojančius mokėjimus. Praneškite jiems, kada yra jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo diena. Kuo daugiau informacijos apie mokėjimus bus prieinama bendradarbiavimo pradžioje, tuo mažiau abejonių jūsų klientas turės mokėjimo metu.
Atminkite, kad reikia išlaikyti raštišką visų susitarimų formą. Bet kokia raštiška forma, net ir el. laiškas ar žinutė iš momentinio pranešimo programos, yra pakankama. O kas, jei pamiršote aiškiai nustatyti savo sąlygas – tiesiog padarykite tai prieš išrašydami savo sąskaitą faktūrą. Taip išvengsite nereikalingų klausimų po sąskaitos faktūros išsiuntimo. Aiškinimui visų nesusipratimų reikia laiko, o tai reiškia, kad galite gauti savo mokėjimą tik po to, kai aptarsite visus susijusius klausimus.
Prieš išrašydami sąskaitą faktūrą, patikrinkite, ar turite visą informaciją, reikalingą šiam procesui. Yra informacijos, kuri turi būti įtraukta į kiekvieną sąskaitą faktūrą. Joks elementas negali trūkti. Jums reikės:
Turėdami tokią informaciją, sąskaitų faktūrų išrašymo procesas neturėtų užtrukti ilgai. Kodėl naudinga surinkti visą informaciją prieš sąskaitų faktūrų išrašymo procesą? Kai turite visą informaciją po ranka, jums nereikia jos ieškoti išrašymo metu, o tai reiškia, kad galite likti darbo sraute.
Tuoj po to, kai jūsų darbas baigtas, jūs vis dar prisimenate visus užsakymo detales. Jūs tiksliai žinote, kas buvo užsakyta ar sutartyje. Tai leis jums sukurti tikslią sąskaitos faktūros aprašymą. Net jei turite labai gerą atmintį, atidėti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą vėlesniam laikui nėra geras sprendimas.
Sąskaitų faktūrų išrašymas turėtų būti greitas, kitaip jūsų klientas gali manyti, kad jūs nebūtinai tikitės greito mokėjimo. Be to, bet koks delsimas išrašant sąskaitas faktūras gali apsunkinti visą procesą dėl dokumentų kaupimosi – jums teks praleisti visą dieną juos tvarkydami.
Nuolatinis dokumentų tvarkymas ne tik leidžia tolygiai paskirstyti darbo krūvį, bet mažina bet kokios sąskaitos faktūros praleidimo riziką. Elektroninės sąskaitos faktūros yra pranašesnės daugeliu atžvilgių – jas galite išrašyti bet kada, net ir savaitgalį, ir iš karto išsiųsti savo rangovui el. paštu. Popierinės sąskaitos faktūros turi būti atspausdintos ir išsiųstos kaip laiškai tradiciniu paštu darbo dieną.
Kai kurie procesai yra pasikartojantys. Sąskaitų faktūrų tvarkymas yra vienas iš jų. Sąskaitų faktūrų forma yra nustatyta įstatyme, todėl dauguma elementų sąskaitoje faktūroje lieka nepakitę. Vietoj to, kad galvotumėte apie savo sąskaitų faktūrų elementus, naudokite paruoštus šablonus.
Kiekvienas paruoštas sąskaitos faktūros šablonas turėtų turėti vietą visiems reikalingiems duomenims – niekas negali būti prarasta. Tiesiog užpildykite tuščias vietas ir jūsų sąskaita faktūra yra paruošta. Šiame proceso etape jūsų duomenų bazė su reikalingais duomenimis bus ypač naudinga. Paprastai šabloną galima pritaikyti jūsų veiklos pobūdžiui. Yra daug šablonų, iš kurių galite pasirinkti. Kai kurie iš jų yra labai tradiciniai ir oficialūs, kiti demonstruoja įdomų dizainą arba jų forma orientuota į skaidrumą. Norėdami pritaikyti šabloną savo poreikiams, galite pridėti savo įmonės logotipą arba naudoti spalvas, susijusias su jūsų prekės ženklu.
Naudojant šablonus galima išvengti daugumos galimų klaidų. Šablonai paprastai apima visus reikalingus sąskaitos faktūros elementus. Vis dėlto klaidos gali pasitaikyti bet kada. Prieš siųsdami savo dokumentą klientui, patikrinkite jį kruopščiai ir nepamirškite palyginti savo sąskaitos faktūros su užsakymu ar sutartimi. Geriau patikrinti visus duomenis prieš siunčiant sąskaitą faktūrą klientui, nei daryti koreguojančias sąskaitas faktūras, kas lemia ilgesnį laukimą užmokėjimo.
Daugumą operacijų galima atlikti naudojant kompiuterinę programinę įrangą. Kompiuteris gali padėti ir sąskaitų faktūrų tvarkyme. Galite sukurti savo klientų duomenų bazę – jums tereikia įvesti duomenis į sistemą tik vieną kartą, kad galėtumėte juos vėl ir vėl naudoti. Geras sąskaitų faktūrų programinė įranga padeda išvengti klaidų sąskaitų faktūrų išrašymo procese.
Sąskaitų faktūrų išrašymo proceso automatizavimas ypač naudingas nuolatiniams mokėjimams. Kodėl? Jūs turite tuos pačius kliento duomenis, sumą ir aprašymą, viskas, ką turite padaryti, tai nustatyti mokėjimo datą ar dažnumą, o programa padarys likusius darbus. Tai dar lengviau elektroninių sąskaitų faktūrų atveju – programinė įranga gali išrašyti ir išsiųsti sąskaitą faktūrą klientui. Tai yra didelis patobulinimas sąskaitų faktūrų tvarkyme.
Sąskaitų faktūrų išrašymo procesas apima ne tik sąskaitos faktūros išrašymą ir jos siuntimą klientui, bet ir užtikrinimą, kad mokėjimas būtų atliktas laiku. Tai yra paskutinis veiksmas visame sąskaitų faktūrų išrašymo procese, tačiau vis tiek ne mažiau svarbus. Labai naudinga nuolat stebėti visų mokėjimų terminus.
Kartais po mokėjimo datos jūs vis dar neturite pinigų savo sąskaitoje. Galite siųsti švelnų priminimą klientui – taktika ir mandagumas čia yra labai svarbūs. Klientas turi teisę sumokėti paskutinę minutę, o net ir nedidelis vėlavimas negali būti priežastis griežtam papeikimui. Geriau išlaikyti gerus santykius su klientais, net jei turite patvirtinti savo interesus.
Norėdami optimizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, naudokite sąskaitų faktūrų programą – ji padeda laikytis visų aukščiau išvardytų politikų. Paprastai programa turi funkcijas, tokias kaip paruošti šablonai, klientų duomenų bazė ir adresavimo modulis.
Sąskaitų faktūrų programa padeda išvengti skaitmeninių klaidų dėl automatizuotų skaičiavimų. Papildomos funkcijos leidžia nuolat išrašyti sąskaitas faktūras, siųsti priminimus ir stebėti mokėjimo būsenas ar net siųsti reikalavimus mokėjimui skolininkams.
Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Problemas sprendžiantis asmuo su 5 skirtingais diplomais ir begaliniais motyvacijos ištekliais. Tai daro jį puikiu verslo savininku ir vadovu. Ieškodamas darbuotojų ir partnerių, jis labiausiai vertina atvirumą ir smalsumą pasauliui.
Atostogų politika yra taisyklės ir gairės, kurias nustato darbdaviai, kad nustatytų, kiek laiko darbuotojai turi…
Ar žinote, kaip tapti įmonės generaliniu direktoriumi? Daugelis žmonių tik savo profesinės karjeros pradžioje svajoja…
Startuolio sėkmės raktas yra išsiaiškinti, ko klientai iš tikrųjų nori. Šiuo atveju verslo sėkmės planą…
Kiekvienas, susijęs su bet kokia verslo veikla, žino, kad augimo trūkumas lemia įmonės prastėjimą konkurencinėje…
Hibridinis nuotolinis darbas ir nuotolinis darbas yra du skirtingi darbo modeliai, naudojami užtikrinti efektyvų darbo…
Gerai darbdavys supranta, kad darbuotojų pasiektų rezultatų ir našumo lygis priklauso nuo jų motyvacijos, įsipareigojimo…