Kaip pasirinkti geriausią projektų valdymo programinę įrangą? | #11 Pradžia su projektų valdymu

Geriausia projektų valdymo programinė įranga yra ta, kurios nematote. Ji atlieka savo darbą, nesukeldama daug dėmesio. Ją lengva naudoti, ir ji turi visas reikalingas funkcijas. Bet ką apima šios „reikalingos“ funkcijos? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte!

Geriausia projektų valdymo programinė įranga – turinys:

1. Įvadas
2. Projektų šablonai
3. Peržiūros
4. Integracijos
5. Veiklos sritys
6. Santrauka
7. Susipažinkite su mūsų projektų valdymo programine įranga

Kaip pasirinkti geriausią projektų valdymo programinę įrangą? Įvadas

Prieš pereidami prie konkrečių projektų valdymo programų, apsvarstykime kokias funkcijas ji turėtų atlikti. Šiandieninį klausimą padalijome į tris dalis. Pirmiausia pažvelgsime į įvairiose programose siūlomas peržiūras. Antra, apsvarstysime reikalingas integracijas. Ir trečia, pažvelgsime, kurias organizacijos veiklos sritis tokia programinė įranga turėtų apimti.

Projektų šablonai

Dauguma programų leidžia valdyti kelis projektus nepriklausomai. Tai verta paminėti, jei dirbate su programomis ar projektų portfeliu, ir jei jūsų organizacijoje projektų vadovai dirba su daugiau nei vienu projektu tuo pačiu metu, arba jei vykdote projektus su pasikartojančiu srautu – tuomet verta sukurti projektų šabloną, kurį galima naudoti pakartotinai.

Tačiau, jei naudojate programą pirmą kartą, arba tai yra individualus projektas, galite naudoti įmontuotus šablonus. Jie labai palengvina ir pagreitina naujo projekto pradžią. Tai yra todėl, kad jie padeda jums pradėti iš karto paruoštoje aplinkoje, iš anksto sukonfigūruotoje ir sukurtoje projektų valdymui, pavyzdžiui, Scrum ar Prince2 metodologijoje.

Peržiūros

Nepriklausomai nuo pasirinkto šablono ar metodo, projektų valdymo programinė įranga dažniausiai apima standartines peržiūras. Jos aiškiai rodo pasirinktą projekto įgyvendinimo aspektą. Mums svarbiausios peržiūros yra:

• Laiko juosta – kuri gali būti masteliais, kad apimtų visą projekto trukmę arba pasirinktą laikotarpį,
• Užduočių sąrašas – kad būtų galima peržiūrėti užduotis, kurios šiuo metu vykdomos, ką tik užbaigtos arba kurias reikia atlikti netrukus,
• Kalendorius – darbotvarkė susitikimams ir grupinėms veikloms planuoti,
• Analitiniai įrankiai – tai yra, diagramos ir duomenų vizualizacijos konkrečiose projekto vykdymo srityse ir individualių komandos narių darbo krūviui generuoti ataskaitas,
• Komanda – žmonių, dalyvaujančių projekte, sąrašas su kontaktine informacija.

Integracijos

Pasirinkdami projektų valdymo programą, mažiau dėmesio skiriama integracijoms, tai yra, su kokiomis programomis ir aplikacijomis mūsų įrankis dirba. Tai yra todėl, kad kai kurios valdymo programos, tokios kaip Firmbee, yra monolitai. Tai platforma, kuri teikia išsamų palaikymą visoms su projektu susijusioms užduotims – nuo užduočių sąrašų ir pastabų iki sąskaitų faktūrų tvarkymo ir net komandos atrankos proceso.

Tačiau kartais programa, palengvinanti projektų valdymą, veikia kaip vadinamosios mikroservisų rinkinys, tai yra, bendradarbiaujančių modulių rinkinys, kurį galima įjungti ir išjungti. Tokiu atveju integracijos pasirodo esą labai naudingos. Tai gali apimti ryšius su, pavyzdžiui:

• išoriniais kalendoriais (pavyzdžiui, Google ar Apple kalendorius), leidžiančiais, pavyzdžiui, siųsti susitikimų kvietimus,
• komunikatoriais – tokiais kaip Microsoft Teams, Zoom ar Slack, leidžiančiais lengvai bendrauti, nereikalaujant kopijuoti ar perkelti turinį,
• įvairių formatų skaitytojais, kad galėtumėte lengvai peržiūrėti dokumentų ar vaizdų failų turinį,
• el. paštu – kad būtų galima tiesiogiai pridėti užduotis el. paštu,
• pardavimų įrankiais e. prekybai, tokiais kaip Salesforce, Zoho Desk ir Zendesk,
• debesimi didesniems projekto failams saugoti ir dalintis
• saugumo ir autorizacijos įrankiais, kurie yra ypač svarbūs dirbant iš už biuro ir turint mažiau saugius interneto ryšius,
• specializuotais ataskaitų rengimo įrankiais, tokiais kaip Power BI, Looker ar Google Sheets, pavyzdžiui.

Pasirinkdami konkrečią programą, taip pat verta paklausti savęs ar ji veiks tik kompiuteryje, ar taip pat turi mobiliąją programą.

Veiklos sritys

Pagrindinės projektų vykdymo sritys, kurias palaiko programinė įranga, yra užduočių valdymas laikui bėgant, taip pat biudžeto vizualizacija. Tačiau, priklausomai nuo įgyvendinamo projekto tipo, tokie moduliai kaip:

• kontaktai – ypač jei projekto įgyvendinimas apima bendradarbiavimą su laisvai samdomais darbuotojais ar keliais klientų atstovais,
• kampanijos – kai rinkodaros ar pardavimų veiklos yra projekto dalis,
• dokumentai – kai reikia dalintis įvairiais medžiagomis,
• žmogiškieji ištekliai – pasirinkimas, kuris ypač naudingas, kai formuojama projekto komanda arba reikia papildyti personalą projekto įgyvendinimo metu,
• finansai – be bendros projekto biudžeto būklės, naudinga turėti įrankį, leidžiantį suvesti išlaidas įvairiems tikslams, arba palyginti produktų ir paslaugų pasiūlymus, reikalingus projektui.

Santrauka

Esminės funkcijos, kurias turėtų atlikti projektų valdymo programinė įranga, yra palengvinti darbo organizavimą ir planavimą. Naudojant šablonus – ar įmontuotus, ar savarankiškai sukurtus – daug lengviau pradėti. O aiškios peržiūros, vaizduojančios konkrečius projekto vykdymo aspektus, daro kasdienes užduotis malonesnes ir paprastesnes. Tuo tarpu integracijos reiškia, kad galime naudoti savo mėgstamą programinę įrangą, derindami ją su ta, kurią naudojame projektui valdyti. Nebent, žinoma, ji yra pakankamai sudėtinga, kad sujungtų modulius, leidžiančius bendrauti, valdyti finansus ir žmogiškuosius išteklius.

Susipažinkite su mūsų projektų valdymo programine įranga:

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.