Kas yra Eizenhauerio matrica ir kaip ją naudoti?

Visur esantis skubėjimas kartu su nuolatiniais bandymais išnaudoti kiekvieną akimirką verčia mus jaustis, kad anksčiau ar vėliau prarandame kontrolę. Kiek kartų jautėtės, kad jūsų darbų sąrašas jus persekioja, ir iš naudingos priemonės jis tapo košmaru? Kaip efektyviai perimti chaosą į savo rankas ir pradėti valdyti užduotis? Kas yra Eisenhowerio matrica ir kaip ją naudoti? Skaitykite toliau.

Eisenhowerio matrica – turinys:

1. Kodėl Eisenhoweris laikomas pavyzdžiu?
2. Skubus nėra svarbus, o svarbus nėra skubus
3. Eisenhowerio matrica
4. Svarbus ir skubus
5. Svarbus, bet ne skubus
6. Skubus, bet ne svarbus
7. Ne svarbus ir ne skubus
8. Kaip naudoti Eisenhowerio matricą?

Kodėl Eisenhoweris laikomas pavyzdžiu?

Dwight D. Eisenhoweris buvo kariuomenės generolas ir 34-asis JAV prezidentas. Tačiau jis žinomas ne tik kaip svarbus žmogus. Jis laikomas vienu produktyviausių žmonių istorijoje, o po jo mirties jo produktyvumas ir efektyvumas tapo daugelio diskusijų tema. Per dvi savo kadencijas jis įgyvendino ir įvykdė daugybę vertingų procedūrų, kurios padarė pasaulį tokiu, koks jis yra šiandien. Įdomu, kad Eisenhoweris sugebėjo išlikti produktyvus visą savo gyvenimą.

Štai kodėl daugelis tyrėjų, įskaitant Covey, sužavėti jo gyvenimu, bandė išsiaiškinti, koks buvo jo paslaptis. Jo knygoje “7 įpročiai labai efektyvių žmonių” jis išvertė Eisenhowerio idėją į paprastą priemonę, kuri palengvina prioritetų nustatymą. Pagrindinis dalykas yra atskirti skubius ir svarbius dalykus.

Skubus nėra svarbus, o svarbus nėra skubus

Tai yra minties, kuri vadovavo Eisenhoweriui, parafrazė ir tai, kas padėjo jam pasiekti aukščiausią produktyvumą. Kaip atskirti svarbias ir skubias užduotis? Šie du žodžiai dažnai veikia kaip sinonimai mūsų žodyne, tačiau šiuo atveju jie yra visiškai skirtingi.

Skubios užduotys yra tos, kurios reikalauja, kad jūs reaguotumėte iš karto. Jos yra avariniai įvykiai, kurie laukia veiksmų už jūsų suplanuoto grafiko. Skubios užduotys yra chaoso kaltininkai jūsų kasdieniame gyvenime, streso ir frustracijos dozė. Svarbios užduotys, kita vertus, yra ilgalaikiai, suplanuoti veiksmai. Jos reikalauja nuolatinio darbo, tačiau galiausiai lemia reikšmingus pokyčius. Tai svarbūs projektai ir pagrindinės veiklos. Tai yra dalykai, kurie verčia jus jaustis, kad esate proaktyvus ir kad jūsų veiksmai turi prasmę.

Atskyrimas tarp skubių ir svarbių dalykų yra viena iš pagrindinių sunkumų. Tai daugiausia dėl to, kad nėra aiškios metodikos ar apibrėžimo, kuris galėtų nustatyti, kurios užduotys yra svarbios, o kurios skubios. Čia būtina praktikuotis ir skirti akimirką apmąstyti nagrinėjamą veiklą. Suprasti skirtumą iš pradžių nėra taip akivaizdu ir gali sukelti daug problemų. Tačiau tik pradžioje. Po ilgesnės analizės jūs tikrai priėsite išvadą, kuri iš veiklų yra skubi, o kuri svarbi jums ar jūsų verslui.

Eisenhowerio matrica

Eisenhowerio matrica yra priemonė, kurią tiek įmonės, tiek asmenys gali sėkmingai naudoti kasdienių užduočių planavimui ir prioritetų nustatymui. Tai tikrai palengvina jų įgyvendinimo planavimą ir vertinimą, kas iš tikrųjų yra svarbu ir į ką verta sutelkti dėmesį. Tai paprasta priemonė, kuri skirsto veiklas į keturias kategorijas:

• Svarbus ir skubus – užduotys, kurias reikia atlikti iš karto
• Svarbus, bet ne skubus – užduotys, kurias reikia suplanuoti vėliau
• Skubus, bet ne svarbus – užduotys, kurias galima deleguoti kitiems
• Ne svarbus ir ne skubus – užduotys, kurias reikia praleisti, ignoruoti

Svarbus ir skubus

Tai yra užduotys, kurios reikalauja, kad jūs reaguotumėte iš karto. Tai tos, kurias turėtumėte užbaigti kuo greičiau ir galėti judėti toliau. Tai užduotys, kurios atsiranda staiga, tačiau turi būti atliktos, nes jų neįvykdymas gali sutrikdyti tolesnį darbą. Su tinkamu planavimu, užduočių sąrašas šiame kvadrante nebus ilgas ir iš tikrųjų bus skubių klausimų sąrašas.

Kita vertus, tiems, kurie blogai valdo savo laiką ir reguliariai neplanuoja savo darbo, sąrašas bus daug ilgesnis. Pavyzdys? Jei turite suplanuotus reguliarius vizitus pas gydytoją, kraujo tyrimus ir rūpinatės sveika mityba bei pakankamu fiziniu aktyvumu kiekvieną dieną, bet kokios ligos, dėl kurių galite būti nepasiruošę, iš tikrųjų bus retos, o dauguma žmonių visiškai apsisaugos nuo jų, imdamiesi prevencinių priemonių.

Svarbus, bet ne skubus

Čia yra vieta svarbioms užduotims, kurios neturi konkretaus termino. Jos paprastai susijusios su šeimos, profesiniais ar asmeninio tobulėjimo tikslais. Iš tikrųjų jos yra labai svarbios ir jūs apie jas galvojate visą laiką, tačiau jos nėra stresinės ir kantriai laukia įgyvendinimo.

Tačiau tai nereiškia, kad jos visada turėtų būti atidėtos. Platesniame kontekste jų įgyvendinimas lemia daugiausiai. Jos veikia mūsų gyvenimo kokybę, todėl verta skirti daug laiko šioms užduotims. Jų įgyvendinimas reikalauja daug savęs atidavimo. Tai dar sunkiau, kai esate užimtas kasdieniais reikalais, ir taip pat todėl, kad už jas negaunate iš karto „atlygio“. Ilgalaikės veiklos reikalauja didelio savimonės.

Skubus, bet ne svarbus

Tai yra užduotys, kurios laukia eilėje, kad būtų užbaigtos. Tačiau jos nėra tokios svarbios, kad turėtumėte jas atlikti vieni. Tai reiškia, kad galite sėkmingai jas perduoti kitiems komandos nariams, o galutinis rezultatas bus praktiškai tas pats. Tik padarę papildomą laiką, turėsite galimybę užbaigti prioritetus, neatsidėdami kitoms užduotims.

Ne svarbus ir ne skubus

Tai yra veiklos, kurios „valgo“ laiką ir skatina atidėliojimą. Tai yra užduotys, kurias reikėtų ignoruoti. Jei jų jūsų gyvenime yra per daug, kai jas pašalinsite, tikrai pamatysite skirtumą ir suprasite, kad turite daugiau laiko. Tokios veiklos apima socializaciją, kavos pertraukas ar naršymą internete ir socialiniuose tinkluose.

Ar tai laiko „valgytojai“? Tikrai. Tačiau tai nereiškia, kad jie turėtų visiškai išnykti iš jūsų gyvenimo. Tai yra atsipalaidavimo akimirkos, kurios padeda jums atsipalaiduoti po intensyvaus protinio darbo ir yra būtinos sveikam balansui palaikyti. Tačiau kai analizuojate savo dieną ir matote, kad jos užima per daug jūsų laiko, tai turėtų būti aiškus signalas jums keisti.

Kaip naudoti Eisenhowerio matricą?

Ši priemonė puikiai tinka tiek planuojant vienos dienos darbą, tiek ilgalaikius projektus. Tai efektyvi laiko valdymo priemonė, kuri padeda jums sutvarkyti individualias užduotis. Dėl to jums tikrai bus lengviau užbaigti konkretų projektą. Sukūrę konkretų sąrašą, galite naudoti ir kitas užduočių valdymo metodikas.

Nors tai tikrai nėra tobulas metodas ir jis neveiks visiems, jis turi vieną didelį pranašumą. Dažnai pastebite, kad tik išrašius visas veiklas, padeda pamatyti, kurios iš jų iš tikrųjų yra nesvarbios, ir kurias galite sėkmingai deleguoti kolegoms. Pasaulyje, kuriame mus supa chaosas ir vis sunkiau išlikti visiškai susikaupus, trukdžių pašalinimas yra geras pradžios taškas siekiant sėkmės.

Jūs ką tik sužinojote, kas yra Eisenhowerio matrica. Taip pat skaitykite: Kaip pradėti dropshipping’ą Amazon.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.