6 puikūs metodai, kaip spręsti prarastas, neteisingas, neišsamius sąskaitas faktūras

Prarastos, neteisingos ir neišsamios sąskaitos yra kiekvieno buhalterio ir verslo savininko prakeiksmas. Galite parduoti geriausius produktus arba teikti puikias paslaugas, tačiau jei jūsų sąskaitose yra klaidų, galite gauti pinigus ne laiku. Klaidingų sąskaitų išrašymas pailgina ir komplikuoja mokėjimo procesą. Jei jūsų sąskaita prarasta, jokio mokėjimo negausite. Kaip išvengti tokių problemų? Kaip elgtis su prarastomis, neteisingomis ar neišsamomis sąskaitomis. Perskaitykite straipsnį, kad sužinotumėte daugiau.

Prarastos, neteisingos, neišsamios sąskaitos – turinys:

1. Prarasta sąskaita – pasekmės
2. Kaip išvengti sąskaitų praradimo
3. Kas nutinka, kai jūsų klientas gauna neteisingą sąskaitą?
4. Kaip išvengti neteisingų sąskaitų išrašymo?
5. Neišsami sąskaita – kokių problemų tikėtis?
6. Kaip išvengti neišsamių sąskaitų išrašymo?

Prarasta sąskaita – pasekmės

Kas yra prarasta sąskaita? Tai dokumentas, kuris niekada nepasiekė kliento. Tokiai situacijai gali būti daug skirtingų priežasčių. Dažniausios priežastys yra:

• Neteisingi adresų duomenys
• Sąskaitos išsiuntimas neteisingam klientui
• Sąskaita nebuvo išrašyta
• Pašto kompanija prarado laišką

Prarastos sąskaitos pasekmė yra mokėjimo trūkumas iš kliento. Klientas, kuris negavo dokumentų iš jūsų, nesumokės. Sužinoti, kad jūsų sąskaita dar nebuvo apmokėta, nėra lengva – vienintelis būdas yra nuolat rinkti patvirtinimus iš savo klientų, kitaip vienintelis ženklas, kad sąskaita neapmokėta, yra mokėjimo trūkumas jūsų sąskaitoje. Tokiu atveju būsite priversti dar kartą išsiųsti prarastą dokumentą su nauju mokėjimo terminu. Tai reiškia, kad teks ilgai laukti savo pinigų.

Kaip išvengti sąskaitų praradimo

Jei naudojate tradicinę pašto formą, stebėkite, kad pasirinktumėte registruotą laišką arba laišką su gavimo patvirtinimu. Tai užtikrins, kad jūsų dokumentai pasiekė savo tikslą. Prieš siųsdami laišką, atidžiai patikrinkite savo kliento adresą, kad būtumėte tikri, jog sąskaita bus jam pristatyta. Elektroninės sąskaitos yra geresnė galimybė, jas galite siųsti el. paštu, o sprendimas yra daug greitesnis nei tradicinis paštas. El. pašto sistemoje yra gavimo patvirtinimo parinktis, leidžianti gauti patvirtinimą apie jūsų siuntimą. Su tokiomis galimybėmis greitai sužinosite, kad jūsų sąskaita pasiekė tinkamą asmenį.

Kaip išvengti klaidų el. pašto adresuose? Sąskaitų išrašymo programinė įranga yra labai naudinga tokiose situacijose. Jums reikia įvesti teisingus kliento duomenis tik vieną kartą, kad būtumėte tikri, jog adresas visada bus teisingas. Sąskaitų išrašymo programinė įranga padės jums išrašyti pasikartojančias sąskaitas ir apskritai padės geriau organizuoti jūsų dokumentus.

Kas nutinka, kai jūsų klientas gauna neteisingą sąskaitą?

Kiekvienoje sąskaitoje turėtų būti aiškiai nurodyta, kas yra pagrindinis sandorio objektas. Pirkėjas neturėtų turėti jokių abejonių, kam skirta sąskaita. Nepakankamas sandorio objekto nustatymas gali pailginti mokėjimo procesą. Jūs galite suprasti visus dokumente naudojamus terminus ir frazes, tačiau jūsų klientai gali jų nesuprasti, ypač jei linkę naudoti žargoną ar neaiškius žodžius.

Fraze „paslauga nr. 5“ suprantama tik jums, tačiau įmonė, kuri užsako dešimtis ar šimtus produktų, turės didelę problemą identifikuojant produktą ar paslaugą iš sąskaitos. Tokia formuluotė gali sukelti daug abejonių – čia net nėra aišku, ar skaičius 5 apibūdina pardavėją, ar pirkėją. Taip pat nėra informacijos apie paslaugos objektą.

Panašiai frazė „prekės pagal užsakymą nr. 5“ yra neaiški. Mes nežinome daug apie prekes, jų skaičių, tipą, siuntimą ar kainą. Tokia sąskaita bus perduodama per pirkėjo įmonės departamentus, ir jūs negausite apmokėjimo, kol visos problemos nebus išspręstos.

Kai kurios klaidos gali pasitaikyti kalbant apie formuluotes, naudojamas mokėjimo skyriuje. Nenaudokite frazių: gavus, mėnesio pabaigoje, paskutinę darbo dieną – tai gali sukelti klaidų. Jūsų klientas gali suprasti tokias išraiškas savaip. Neaiški informacija apie mokėjimo terminą gali sukelti mokėjimo vėlavimą – jūs negausite savo pinigų, kai tikėtasi.

Kaip išvengti neteisingų sąskaitų išrašymo?

Vienintelis sprendimas yra tikslus, teisingas formuluotė. Lengvai suprantamos sąskaitos pagreitina mokėjimo procesus. Savo sąskaitoje naudokite tą pačią formuluotę, kuri yra kliento užsakymuose. Panašiai, jei turite sutartį su savo klientu, naudokite formuluotę iš sutarties. Dėl to jūsų klientui nereikės du kartus galvoti apie sąskaitoje nurodytus daiktus.

O kas, jei neturite nei užsakymo, nei sutarties? Stenkitės naudoti EAN (Europos prekių numeris) arba GTIN (Pasaulinis prekybos prekės numeris) – šie numeriai nedviprasmiškai identifikuoja parduodamus daiktus. O kalbant apie paslaugas – apibūdinkite jas tiksliai, nurodykite teikimo datą.

Jei išrašote dalines sąskaitas, įtraukite papildomą informaciją. Tai padės jūsų klientui patikrinti sąskaitos teisingumą. Tai gali būti išsamus atliktų užduočių sąrašas. Viena gera praktika yra įtraukti kai kurias sutarties nuostatas. Kuo skaidresnis ir suprantamesnis dokumentas, tuo greičiau jis pasieks mokėjimo skyrių.

Nustatydami mokėjimo datą, nurodote tikslią dieną, kada jūsų sąskaita bus mokėtina. Informuokite apie nuolaidas už ankstyvus mokėjimus, jei jas taikote. Informuokite apie mokesčius už vėluojančius mokėjimus. Jūsų klientai turi iš anksto žinoti, ko tikėtis – tai padeda jiems valdyti savo mokėjimų grafiką. Tokia atsargi sąskaitų valdymo praktika atneš daug naudos jūsų klientams ir jums – sąskaitų suderinimas bus daug lengvesnis.

Neišsami sąskaita – kokių problemų tikėtis?

Neišsami sąskaita sulėtina sąskaitų išrašymo procesą, nes papildomų duomenų surinkimas reikalauja laiko. Neišsamios sąskaitos paprastai perkeliamos į mokėjimo eilės pabaigą. Labai mažai tikėtina, kad neišsamią sąskaitą apmokės klientas. Trūkstama informacija turi būti surasta ir paaiškinta. Kas nors turi spręsti šią problemą. Klientai nemėgsta švaistyti savo brangaus laiko sprendžiant tokias problemas. Paprastai, jei jūsų sąskaita yra neišsami vieną kartą, tai nėra problema, tačiau dažni klaidų atvejai gali paskatinti jūsų klientą nutraukti bendradarbiavimą su jumis. Neišsamios sąskaitos prastai atspindi jūsų valdymo būklę. Klaidos tokių vertingų ir svarbių dokumentų, kaip sąskaitos, sukelia klientams abejonių ir klausimų. Jei negalite palaikyti tvarkos sąskaitose, tai reiškia, kad jūsų įmonėje nėra tvarkos.

Kaip išvengti neišsamių sąskaitų išrašymo?

Prieš siųsdami savo sąskaitą dar kartą patikrinkite visus svarbius duomenis. Atidžiai atkreipkite dėmesį į mokėjimo datą ir metodą. Neišsami informacija sukels mokėjimo trūkumą nustatytu laiku. Geriau išvengti tokių nemalonių atvejų. Naudokite paruoštus šablonus savo sąskaitoms išrašyti. Geras šablonas turėtų turėti visus teisės aktų reikalaujamus elementus. Naudinga naudoti sąskaitų išrašymo programinę įrangą su profesionaliai paruoštais šablonais. Su tokiais šablonais jūsų sąskaitos turėtų būti tvarkingos, švarios ir pilnos. Sąskaitų išrašymo procesas turi būti gerai organizuotas, o jūsų sąskaitos turi būti nepriekaištingos ir be klaidų.

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.