Kaip susidoroti su laiko spaudimu darbe?

Darbo intensyvumas gali būti varginantis, todėl turime išmokti susidoroti su laiko spaudimu. Perteklinė skubių užduočių ir terminų gausa neleidžia nuspręsti, ką daryti pirmiausia, nes viskas atrodo turinti tą pačią prioritetą. Dėl to dar labiau pasineri į užduotis, o tavo produktyvumas ir motyvacija krenta. Skamba pažįstamai? Jei taip, giliai įkvėpk ir skirk 5 minutes perskaityti mūsų straipsnį, kad pagerintum ne tik savo darbo kokybę, bet ir savo gyvenimą.

Gan raminantis faktas yra tas, kad tu nesikankini vienas – kas trečias žmogus patiria darbo stresą, susijusį su laiko spaudimu. Jungtinėse Valstijose 41% darbuotojų pripažįsta, kad stresas neigiamai veikia jų produktyvumą. Šie duomenys rodo, kiek žmonių vis dar negali tinkamai susidoroti su laiko spaudimu. Taigi, kaip tu sprendi šią, atrodytų, pažįstamą problemą?

Laiko spaudimas darbe – turinys:

1. Organizuok savo laiką
2. Nustatyk prioritetus
3. Nedelsk!
4. Tinkama komunikacija yra sėkmės raktas
5. Ir paskutinis, bet ne mažiau svarbus – regeneracija

Organizuok savo laiką

Pirmiausia turi organizuoti save ir savo laiką. Nors chaosas tavo darbo stalo ne visada reiškia pasaulio pabaigą, chaosas užduotyse gali efektyviai trukdyti mūsų kelią į stabilų ir aiškų darbo procesą.

Norint valdyti užduočių sąrašą, kuris dažnai dinamiškai keičiasi, verta naudoti priemones, kurios padeda šiame procese. Tai paprastai yra programėlės su užduočių sąrašais, kanban’ais ir kalendoriais.

Firmbee yra viena iš priemonių, kuri sujungia visas šias funkcijas ir leidžia lengvai kontroliuoti savo kasdienes užduotis. Sistemos skaidrumas leidžia lengvai planuoti visas veiklas, kurias turime atlikti, ir grupuoti jas į atskiras kategorijas. Dėka priminimų mes nieko nepraleisime, o pažymėdami kitas užduotis tikrai turėsime teigiamą poveikį mūsų nuotaikai.

Nustatyk prioritetus

Dar viena veikla, kuri padės mums kovoti su laiko spaudimu, yra prioritetų nustatymas. Dirbdami pagal šią principą, galime sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis, o mažiau svarbios, arba tos, kurias galima atidėti, nebus praleistos, bet bus atliktos po prioritetų. Šiuo atveju išbandyk užduočių grupavimo metodą. Jis susideda iš tavo pareigų skirstymo pagal svarbą ir užduočių tipą. Tada gali atlikti panašaus tipo užduotis žingsnis po žingsnio – tai sutaupys laiko, suteiks pasitenkinimą, kontrolės jausmą ir turės teigiamą poveikį mūsų psichologiniam komfortui.

Pavyzdys yra skambinimas atgal ir atsakymas į el. laiškus – žiūrėti į savo el. pašto dėžutę kiekvieną kartą, kai gauni žinutę, yra blaškantis ir atitraukia nuo dabartinių veiklų. Geriau nustatyti konkretų laiką dienos metu, kada tai darysime.

Nedelsk!

Žinoma, lengva pasakyti, bet sunku įgyvendinti. Tačiau tikrai neverta atidėlioti. Tai verčia mus sutelkti dėmesį į kitas užduotis, aukojant tą, kuri šiuo metu yra svarbiausia. Nedarymas, bet tik sąmoningumas apie tam tikrų atsakomybių svarbą verčia mus jaustis priblokštiems. Tai gali sukelti atidėliojimą, chaotišką nebaigtų užduočių perstatymą, ir galiausiai tai gali sukelti mūsų nesugebėjimą efektyviai atlikti savo darbą.

Prieš artindamiesi prie užduočių, kurioms reikia daug darbo, nevertinkite jų kaip visumos. Skirstydami jas į etapus, galite greičiau pamatyti savo veiksmų rezultatus ir atsikratyti priblokštumo jausmo. Matydami konkrečius etapus, o ne visą užduotį, ją padaryti lengviau, todėl nedelsiate. Papildomas šio metodo privalumas gali būti kruopštumas jūsų veiksmuose.

Tinkama komunikacija yra sėkmės raktas

Nėra nieko blogiau už prastą ar jokios komunikacijos. Čia ne apie nuolatinį vadovavimą visoms pareigoms, bet verta nustatyti su viršininku, kas dabar yra reikalinga, o kas gali palaukti. Kai to trūksta, galime jaustis pasiklydę nuolat besikaupiančių užduočių sraute. Jei nežinai, kaip su kuo nors susidoroti, vietoj to, kad galvotum apie tai ir gaištum laiką, kuris dažnai ir taip labai ribotas, klausk! Kartais geriau paprašyti pagalbos, nei vėliau turėti susidurti su savo viršininkų nepasitenkinimu.

Komunikacija tarp kolegų taip pat yra labai svarbi. Jei atsakomybių pasiskirstymas yra aiškus, bus lengviau įgyvendinti savo poreikius ir konsultuotis su atitinkamu asmeniu, jei kyla problemų. Tai taip pat gali veikti kaip abipusis motyvuotojas – kai bendradarbiaujame ir matome šių veiksmų rezultatus, pasitenkinimas skatina mus tęsti darbą.

Laiko spaudimas darbe? – nepamiršk regeneracijos

Negali pamiršti apie regeneraciją. Energijos negauni tik iš pietų dėžučių, atneštų į darbą. Jei jauti, kad stresas turi neigiamą poveikį tau ir laiko spaudimas tampa nepakeliamas – tai ženklas, kad reikia pailsėti. Ne, mes neskatiname tavęs mesti viską ir staiga vykti atostogų – labiau atkreipk dėmesį į savo kasdienius įpročius.

Pakankamas miegas yra tinkamo funkcionavimo pagrindas – pavargę ir be 7-8 valandų miego nebūsime tokie kūrybingi ir efektyvūs, kaip reikalauja mūsų darbas. Kitas veiksnys, kurio daugelis žmonių vis dar pamiršta, yra tinkamas hidratavimas ir mityba. Jaučiate, kad reikia 3 kavų, o dar net ne pietų metas? Išgerkite žaliosios arbatos, papildykite savo vandens buteliuką, pasiekite riešutų ar kito sveiko užkandžio.

Prisiminkite, kad darbas nėra viskas. Pastaruoju metu daug kalbama apie darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, ir nors yra nuomonė “dirbk tai, ką myli, ir niekada daugiau nereikės dirbti“, yra daug žmonių, kurie su tuo nesutinka. Gyvenant darbo gyvenimą, lengva prarasti asmeninio gyvenimo džiaugsmą, galų gale, mes tada jį pakeičiame karjera. Žinoma, yra profesijų, kuriose šis principas gali veikti, tačiau net ir maloniausias darbas vis tiek yra darbas. Savęs priežiūra turėtų būti svarbi gyvenimo dalis – taip pat ir psichinės sveikatos kontekste. Prisiminkite puoselėti savo aistras, santykius su artimaisiais ir su savimi.

Perskaitykite: Kaip sumažinti skaitmeninį stresą, kuris lydi nuotolinį darbuotoją?!

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook ir Twitter!