Efektyvių verslo susitikimų strategijos

Ką galima padaryti, kad išspręstume šią problemą? Pirma, atidžiai analizuokite, ar tema gali būti aptariama kitaip, el. paštu ar kaip rašytinė pastaba. Antra, ieškokite būdų užtikrinti, kad, kai reikia susitikti akis į akį asmeniškai ar internetu, laikas būtų praleistas kuo efektyviau. Štai geriausios strategijos efektyviems verslo susitikimams.

Efektyvūs verslo susitikimai – ar jie būtini?

Į šį klausimą neabejotinai reikia atsakyti teigiamai – net jei šiuo metu įmonės gerai veikia su įvairių tipų momentiniais pranešimais. Kodėl? Nes jokie el. laiškų mainai (kurie paprastai yra apgalvoti, sutrumpinti, be emocijų ir pan.) nesuteiks tokių rezultatų, kokius suteikia diskusija – smegenų šturmas, kuriame susiduria skirtingų žmonių, turinčių skirtingą patirtį, nuomonės, mintys ir idėjos.

Verslo susitikimai tampa ypač nepakeičiami, kai mums rūpi priimti svarbų sprendimą komandai ar įmonei, spręsti rimtą problemą, aptarti strategiją, turinčią įtakos ilgalaikiam įmonės veikimui, arba generuoti naujas idėjas (pvz., prekės ženklo rinkodaros kampanijoms). Todėl jokia įmonė, nepriklausomai nuo to, kokioje pramonėje ji veikia, negali apsieiti be gyvų ar internetinių diskusijų mažesnėse ar didesnėse grupėse.

Efektyvus verslo susitikimas – kodėl taip sunku jį organizuoti?

Galima išvardinti kelias įvairias priežastis, kodėl verslo skambučiai užtrunka per ilgai, nesuteikia laukiamų rezultatų ir verčia dalyvius jaustis, kad jų laikas buvo iššvaistytas. Pradedant nuo tradicinio vėlavimo, iki aiškaus plano trūkumo (“šokinėjant” iš temos į temą) ir tikslo (rezultato, kurio norime pasiekti, kas lemia nereikalingas diskusijas), iki organizatoriaus nepakankamo diskusijos moderavimo.

Tokios populiariausios priežastys lemia tai, kad reikia organizuoti dar vieną galimybę kalbėti apie tą pačią temą, nes pirmas kartas pasirodė nepakankamai efektyvus, kas paveikia kiekvieno dalyvio darbą (kitų pareigų vykdymo tempą).

Efektyvūs verslo susitikimai – strategijos, kurias verta įgyvendinti

Taigi, ką galite padaryti, kad nė vienas dalyvis nesakytų “Šią problemą būtų galima aptarti el. paštu”? Štai 5 svarbiausi dalykai, kuriuos turėtumėte užtikrinti, jei esate pasiryžę rengti tik efektyvius verslo susitikimus.

1. Apibrėžkite tikslą

Prieš organizuodami diskusiją, būtina aiškiai apibrėžti jos tikslą, nes be šio elemento diskusija gali pasirodyti chaotiška ir taip – neproduktyvi. Apibrėžus tikslą, visi dalyviai galės sutelkti dėmesį į aktualias problemas ir nukreipti diskusiją teisinga linkme. Taigi, iš anksto nurodykite, ar tikslas yra priimti konkretų sprendimą, išspręsti problemą ar galbūt sukurti naujas idėjas.

2. Paruoškite darbotvarkę

Darbotvarkė yra svarbiausias – iš karto po tikslo – efektyvių verslo susitikimų elementas. Aiškiai apibrėžtas punktų planas, kurio dalyviai laikosi, kartu su atsakingais asmenimis, kurie kalbės apie nagrinėjamą klausimą, atves prie laukiamų rezultatų (nes kiekvienas dalyvis žino, ko tikėtis). Būtinai išsiųskite darbotvarkę dalyviams kelias dienas prieš susitikimą, kad visi turėtų laiko susipažinti su ja ir tinkamai pasiruošti aptarti punktus.

3. Stebėkite laiką

Viršijus nustatytą laiką atskiriems punktams (arba neturint aiškios laiko struktūros, t. y. konkretaus laiko, kurį galima skirti tam tikram punktui), tai gali baigtis ilgai trunkančia diskusija, dėl kurios dalyviai praranda dėmesį ir susidomėjimą. Nepakankamas laiko valdymas didina nuovargio lygį, žymiai sumažindamas efektyvumą ir įsitraukimą, todėl labai svarbu visada laikytis tvarkaraščio.

4. Apribokite nagrinėjamų klausimų skaičių

Taip pat prisiminkite, kad bandymas aptarti per daug temų viename susitikime gali sukelti skubotą, paviršutinišką diskusiją ir nesugebėjimą išsamiai nagrinėti kiekvieno klausimo. Geriau sutelkti dėmesį į kelis svarbiausius punktus ir skirti jiems pakankamai dėmesio, tačiau nagrinėti su tema susijusius, bet mažiau svarbius klausimus, kaip el. laišką.

5. Užtikrinkite aktyvų dalyvavimą

Norint užtikrinti visiškai efektyvų verslo susitikimą, skatinkite dalyvius aktyviai dalyvauti diskusijoje. Užduokite klausimus, klausykitės jų nuomonių ir raginkite juos dalintis idėjomis, tuo pačiu užtikrindami, kad jie išliktų susitelkę į nagrinėjamus klausimus. Pašalinus nereikalingus trukdžius (pavyzdžiui, priimant telefoninius skambučius diskusijos metu) tai ypač padės jums tai padaryti.

Efektyvūs verslo susitikimai – santrauka

Joks darbuotojas ar partneris nenori jaustis, kad jis ar ji iššvaistė savo darbo laiką dalyvaudamas susitikime, kuris nesugebėjo sutikti dėl jokių svarbių klausimų. Tada kyla kartėlis, nes tuo metu būtų galima sutelkti dėmesį į kitus uždavinius.

Dėl šios priežasties kiekvienas diskusijų organizatorius – ar tai būtų vidinės su darbuotojais, ar su išoriniais partneriais – turėtų tinkamai pasiruošti joms, naudodamas, pavyzdžiui, aukščiau aprašytas strategijas, ypač tikslų apibrėžimo ir išsamaus darbotvarkės nustatymo srityje. Visų šių patarimų derinys užtikrins, kad visi jaustųsi dalyvaujantys efektyviame verslo susitikime.

Taip pat skaitykite: E-komercijos pardavimų prognozavimo metodai

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.