4 žingsniai, kaip tiksliau įvertinti užduočių laiką

Įvertinti laiką, reikalingą konkrečiai veiklai atlikti, yra vienas iš esminių geresnio mūsų gyvenimo organizavimo elementų – tiek darbe, tiek namuose (pvz., namų ruošos darbuose). Daugelis žmonių turi abejonių dėl šios technikos, nes mano, kad daugeliu atvejų tiesiog neįmanoma tiksliai įvertinti reikalingo laiko dėl priklausomybės nuo per daug išorinių veiksnių. Tačiau yra būdų, kaip geriau vykdyti šį procesą, kuris gali būti lemiamas, pavyzdžiui, kuriant projekto grafiką. Mes juos pateikiame jums žemiau.

4 žingsniai laiko įvertinimui – turinys:

1. 1 žingsnis: Išvardinkite visas reikalingas veiklas
2. 2 žingsnis: Prisiminkite ankstesnes patirtis
3. 3 žingsnis: Numatyti
4. 4 žingsnis: Sekite savo pažangą
5. Santrauka

1 žingsnis: Išvardinkite visas reikalingas veiklas

Norint tinkamai įvertinti darbo laiką, nepakanka tiesiog užrašyti užduočių sąrašą ir nurodyti valandų skaičių, reikalingą jų įvykdymui. Svarbu nurodyti kiekvienai užduočiai išsamų veiklų sąrašą, kuris bus atliekamas jos įvykdymo metu.

Tada pastebėsite, kurias veiklas galėsite atlikti patys, kada reikės konsultuotis su kitais žmonėmis (ir prisitaikyti prie jų tvarkaraščių arba laukti jų patvirtinimo), ir kuri veikla reikalauja daugiau laiko (pavyzdžiui, kūrybinės užduotys). Taigi, kuriant projekto grafiką, reikia atsižvelgti tiek į jūsų, tiek į kitų žmonių terminus.

2 žingsnis: Prisiminkite ankstesnes patirtis

Visada gerai mokytis iš klaidų – tiek savo, tiek kitų – todėl kaip kitą žingsnį, paklauskite savęs, ar anksčiau esate atlikę panašias veiklas ir kiek laiko tai užtruko, o tada darykite išvadas. Jei patys nesusidūrėte su tokia užduotimi, paklauskite savo komandos narių – gali būti, kad jūsų komandoje yra kas nors, kas anksčiau atliko šio tipo veiklą ir galės jums patarti, kiek laiko tai turėtų užtrukti. Atminkite, kad visada geriau paklausti, nei gailėtis, kad nepasinaudojote patarimu.

Ruošiant projekto grafiką, gerai būtų organizuoti visų komandos narių susitikimą ir kartu atlikti įvertinimus. Skirtingų įgūdžių ir patirčių mišinys tikrai leis pasiekti geresnių rezultatų.

3 žingsnis: Numatyti

Ar įvertinote laiką, reikalingą visiems vienos užduoties žingsniams užbaigti? Puiku – dabar prailginkite tą laiką, pavyzdžiui, 10-20% (priklausomai nuo užduoties tipo), kad būtų palikta vietos netikėtumams (ypač jei po pirmo žingsnio jau žinote, kad priklausysite nuo kitų žmonių).

Ligų atostogos, suplanuotos ir nenumatytos atostogos, pristatymo vėlavimai, konsultacijos ar testai yra tik pagrindiniai pavyzdžiai situacijų, kurios gali paveikti mūsų veiklas, žymiai pailgindamos jų vykdymą. Tačiau jos yra neatsiejama verslo dalis, todėl turite būti tam pasiruošę, numatydami reikalingą laiką. Jei nieko nenutiks, tiesiog užbaigsite užduotį anksčiau nei tikėtasi – ir visi bus tuo patenkinti.

4 žingsnis: Sekite savo pažangą

Paskutinis minėtas žingsnis yra svarbus, nes jis leidžia jums visiškai kontroliuoti situaciją, taip sumažinant riziką susidaryti kliūtims ir nesugebėjimui į jas reaguoti. Būtent dėl šios priežasties, kai jau esate įvertinę laiką, reikalingą konkrečiai užduočiai, turėtumėte reguliariai palyginti faktinį grafiką su išankstiniais prognozėmis.

Tokiu būdu galite atrasti priežastis, kodėl įvertinimai neatitinka realybės, ir daryti išvadas, kurias naudosite kitai užduočiai. Galite stebėti projekto pažangą, pavyzdžiui, naudodami specialias programas, skirtas laikui matuoti, arba naudodami projekto valdymo programinę įrangą – tokią kaip Firmbee.

Santrauka

Tinkamas laiko, reikalingo konkrečioms užduotims, įvertinimas yra esminis siekiant maksimaliai padidinti kiekvieno darbuotojo produktyvumą, taip pat užtikrinti, kad projektas būtų užbaigtas pagal sutartą grafiką. Aukščiau išdėstytų metodų naudojimas, kartu su nuolatiniu vykdomų veiklų stebėjimu (tikrinant atitiktį tikslams, ieškant kliūčių ir prireikus atliekant pakeitimus), yra būtina projekto sėkmės sąlyga.

Taip pat skaitykite:Ar projekto valdymo įrankis tikrai būtinas jūsų organizacijoje?

Jei jums patinka mūsų turinys, prisijunkite prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.