2 minučių taisyklė, skirta padidinti jūsų produktyvumą

Užduočių sąrašas paprastai apima palyginti paprastus darbus, tačiau kelių užduočių derinys kartais sukuria sunkumų, kuriuos sunku įveikti. Tu žinai, kaip yra jaustis priblokštam, kai net ir įprasta užduotis, tokia kaip el. laiško rašymas, susitikimo planavimas ar prekių užsakymas, viršija tavo galimybes. Jei turi problemų su nuolat augančiu užduočių sąrašu ir matai, kad atidėliojimas tampa problema, išbandyk 2 minučių taisyklę.

2 minučių taisyklė – turinys:

1. Kas yra 2 minučių taisyklė?
2. Mažos projektai skirstomi į mažus žingsnius
3. 2 minučių taisyklė praktikoje
4. 2 minučių taisyklė komunikacijai
5. 2 minučių taisyklės privalumai
6. 2 minučių taisyklė ir įpročių formavimas
7. Laiko blokai
8. Santrauka

Kas yra 2 minučių taisyklė?

2 minučių taisyklė yra efektyvaus laiko naudojimo metodas, aprašytas Davido Alleno knygoje Getting Things Done. Tai yra viena iš jo metodologijos sudedamųjų dalių, tačiau pakankamai paprasta, kad ją būtų galima taikyti be jokio išankstinio pasiruošimo. Paprastumas yra šios metodikos fenomeno pagrindas.

Galbūt iš pradžių metodas atrodys per daug paprastas. Faktas tas, kad, nepaisant išorinių požymių, mažos užduotys, o ne dideli projektai, gali atitraukti dėmesį ir padaryti neįmanoma susikaupti. Šios taisyklės įvedimas gali padėti tau praktikuoti daryti dalykus nedelsiant. Dėl to užduotys nesikaups sąraše ir nesukurs neįtikėtinų dydžių krūvų.

Paprasta užduotis, atlikta nedelsiant, nesunaudoja daug mūsų energijos, tačiau gali padidinti pasitenkinimo lygį, kurį suteikia kiekviena užbaigta ir pažymėta užduotis. Be to, tai išlaisvina mūsų mintis nuo minčių ir leidžia susikoncentruoti į svarbius projektus.

Jei pradėsi atidėti tas mažas, paprastas užduotis, gali pasiekti tašką, kai jų bus per daug, ir net pradėsi jausti nerimą net prieš bandydamas jas atlikti. Sprendimas šiai problemai yra paprastas. Atlik visas paprastas, mažas užduotis iš karto.

Vertėtų prisiminti, kad pats autorius pabrėžia šios metodikos lankstumą. 2 minutės nebūtinai reiškia, kad turi matuoti užduotis su laikmačiu rankoje. 2 minutės, reikalingos užduočiai, primena, kad daugelis paprastų užduočių gali užtrukti tik kelias minutes. Nėra skirtumo, ar tai 2, ar 5 minutės.

Mažos projektai skirstomi į mažus žingsnius

2 minučių taisyklė gali būti taikoma įvairiais būdais. Yra daug informacijos apie šios taisyklės naudojimą trumpoms ir paprastoms užduotims, tokioms kaip el. laiškų rašymas ir telefoniniai skambučiai, tačiau taisyklė gali būti taikoma ir ambicingesniems projektams. Kaip? Kiekvieną didelę užduotį galima padalinti į mažesnius žingsnius. Dėl to reikalaujantis, gąsdinantis projektas virsta konkrečių, apčiuopiamų ir paprastų užduočių sąrašu. Tokia modifikacija gali padėti tau pradėti projektą be priblokštumo jausmo.

2 minučių taisyklė praktikoje

Nesvarbu, ar praleidi dieną biure, ar namuose, tavo diena yra užduočių sąrašas. Žemiau pateikiame kelis veiksmų pavyzdžius, kuriems galima taikyti 2 minučių taisyklę. Tai tik pavyzdžiai, tačiau jie gali padėti identifikuoti tavo kasdienes užduotis.

Kai kurios užduotys atidedamos dėl įvairių priežasčių. Šių veiklų ilgainiui negalima išvengti. Anksčiau ar vėliau kažkas turės jas atlikti. Geriau jas atlikti iš karto. Viena iš tokių užduočių yra indų plovimas. Ir geriau plauti indus iš karto po valgio. Tas pats taikoma išnešant šiukšles, vedant šunį pasivaikščioti ar atliekant kitas paprastas namų ruošos užduotis. 2 minučių taisyklė padės tau sutaupyti laiko ir atlaisvinti energiją, reikalingą svarbesnėms užduotims.

2 minučių taisyklė komunikacijai

Kai darbo metu gauni el. laišką, paprastai jį atidarai ir perskaitai iš karto. Tada tai yra viskas, ką darai, nes primeni sau apie svarbią, dabartinę užduotį ir nusprendi atsakyti vėliau. Nėra geresnio laiko nei dabar, todėl jei žinai el. laiško turinį ir praleidai laiką jį skaitydamas – atsakyk iš karto. Neatidėliok, ypač jei žinutė yra paprasta ir nereikalauja didesnių pastangų.

Dėl to būsi tikras, kad nepamirši apie tai. Panaši situacija yra su telefoniniais skambučiais ir žinutėmis, kurias reikia perduoti kolegoms. Šios taisyklės įvedimas yra puikus sprendimas žmonėms, kurie nemėgsta kalbėti telefonu. Atidėliojimas ir procrastinacija niekada nepadeda. Geriau daryti dalykus iš karto.

2 minučių taisyklės privalumai

Daugelis technikų turi tą patį tikslą – geresnį laiko valdymą. Didžiausias 2 minučių taisyklės privalumas yra tas, kad nėra jokios sistemos. Tau nereikia ruoštis, tau nereikia turėti jokios sistemos ar programos. Taisyklė yra paprasta – veik iš karto.

Vienos 2 minučių užduoties atlikimas nėra problema, tačiau visas mažų užduočių sąrašas sukuria sunkumo jausmą, kurį sunku įveikti. Be to, dienos bėgyje sąrašai vis ilgėja su vis naujomis užduotimis, veiklomis ir pareigomis. Tai ištraukia energiją ir trukdo susikaupti.

2 minučių taisyklės naudojimas ne tik mažina streso lygį, bet ir didina pasitenkinimą. Net ir pačios paprasčiausios užduoties įvykdymas suteikia jausmą, kad turi galią, ir suteikia energijos, reikalingos kitai užduočiai įgyvendinti.

2 minučių taisyklė ir įpročių formavimas

Šios metodikos naudojimas ne tik padeda formuoti įprotį atlikti veiklą nedelsiant, bet gali būti geras metodas naujų, efektyvių įpročių įvedimui. Yra momentų, kai norime padaryti ką nors sau: pradėti naują kalbos kursą, įvesti knygų skaitymo rutiną ar pradėti sportuoti, tačiau atrodo, kad neturime tam pakankamai laiko.

2 minutės, skirtos kasdien, skamba neblogai, ar ne? Galbūt tai geras žingsnis pradėti naują kelionę ir formuoti naują įprotį. Gali pasirodyti, kad laikui bėgant prailginsi laiką savo naujai praktikai, tačiau 2 minučių taisyklė yra čia, kad padėtų tau judėti pirmyn pradžioje ir įveikti atidėliojimą.

Laiko blokai

Trumpa užduotis, kuri trunka tik 2 minutes, paprastai yra lengva atlikti. Jos gali užimti daug tavo laiko, jei jų yra daug. O kas, jei yra didelis, svarbus projektas, kurį reikia užbaigti laiku ir kuris reikalauja tavo ypatingo dėmesio? Ne visos tavo veiklos gali būti padalintos į mažus gabalus ar žingsnius.

Kai kurios pareigos reikalauja gilaus susikaupimo ir koncentracijos. Jei dirbi su tokiu projektu, pabandyk blokuoti savo laiką. Laiko blokavimas leidžia tau susikoncentruoti į vieną užduotį visą paskirtą laiką. Nepristabdyk darbo, kol darbas nebus baigtas. Pakartotiniai pertraukos procese sumažina koncentracijos gebėjimą ir daro tavo darbą mažiau efektyvų.

Santrauka

2 minučių taisyklė yra naudinga, kai dirbi su veiklomis, reikalaujančiomis daug koncentracijos ir dėmesio. Vietoj to, kad bandytum viską padaryti iš karto, taisyklė skatina žmones padalinti tai į mažesnius gabalus, kurie gali padėti jiems atlikti daugiau per trumpesnį laiką. Ši taisyklė gali būti taikoma bet kuriai užduočiai ar veiklai, kurią reikia atlikti.

Pavyzdžiui, jei turi daug el. laiškų, kuriuos reikia parašyti, būtų geriau pradėti nuo laiškų, kuriems reikia mažiau laiko ir pastangų. Tokiu būdu nepavargsi ir vėliau neatsidursi atidėliojimo situacijoje dėl sudėtingesnių užduočių. 2 minučių taisyklė yra produktyvumo triukas, kurį galima naudoti, kad įsitikintum, jog nešvaistai laiko užduotims, kurių nereikia atlikti. Tai yra savikontrolės įrankis.

Jei tau patinka mūsų turinys, prisijunk prie mūsų užimtų bičių bendruomenės Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.